Справочники системы

Назначение раздела

Раздел «Справочники» предназначен для централизованного хранения основных данных, используемых всеми подразделениями завода. Здесь ведутся карточки контрагентов и номенклатура материалов, расходных материалов и готовой продукции.

Использование единых справочников обеспечивает корректность данных, исключает дублирование информации и упрощает работу пользователей при создании заявок, заказов, документов и финансовых операций.

Справочник контрагентов

Назначение

Справочник контрагентов содержит полную информацию о поставщиках, подрядчиках, заказчиках и других организациях, с которыми взаимодействует предприятие.

Карточки контрагентов используются во всех бизнес-процессах, связанных с закупками, продажами, электронным документооборотом и финансовыми расчётами.

Доступ

Просмотр и использование справочника доступно:

• инициаторам заявок;
• пользователям модуля ЭДО;
• сотрудникам отдела снабжения;
• финансовому отделу;
• бухгалтерии;
• другим пользователям в соответствии с назначенными правами доступа.

Карточка контрагента

Для каждого контрагента создаётся единая карточка, содержащая основную информацию. Карточка включает:

• полное и краткое наименование организации;
• юридические и банковские реквизиты;
• БИН/ИИН;
• контактную информацию;
• договоры;
• расчётные счета;
• ответственного сотрудника;
• комментарии и дополнительные сведения.

При необходимости к карточке могут быть прикреплены договоры, лицензии, сертификаты и другие документы.

Использование карточки контрагента

Информация автоматически используется при работе с:

• заявками на закупку;
• электронным документооборотом (ЭДО);
• заказами клиентов;
• реестром платежей;
• счетами на оплату;
• договорами;
• бухгалтерскими документами.

Это позволяет исключить повторный ввод данных и минимизировать вероятность ошибок.

Справочник номенклатуры

Назначение

Справочник номенклатуры предназначен для ведения единого перечня материальных ценностей и продукции предприятия.

Все операции по закупке, производству, хранению, списанию и реализации выполняются с использованием данного справочника.

Доступ

Работа со справочником доступна:

• отделу ПТО;
• бухгалтерии;
• финансовому отделу;
• сотрудникам, имеющим соответствующие права доступа.

Изменение справочника выполняется только уполномоченными пользователями.

Типы номенклатуры

В системе предусмотрено разделение номенклатуры по категориям.

Материалы Сырьё и материалы, используемые в производственном процессе.

Примеры:

• металл;
• цемент;
• краска;
• крепёж;
• комплектующие.

Материалы используются при формировании заявок, закупок и складского учёта.

Расходные материалы Номенклатура, используемая в процессе производства и обслуживания оборудования, которая полностью расходуется в процессе эксплуатации.

Примеры:

• электроды;
• абразивные круги;
• сварочная проволока;
• смазочные материалы;
• упаковочные материалы.

Для расходных материалов оформляется акт на списание, который подтверждает их использование.

Готовая продукция Изделия, изготовленные предприятием и предназначенные для реализации заказчикам.

Для каждой позиции готовой продукции в системе ведутся:

• карточка изделия;
• рецепт (при необходимости);
• технологическая карта;
• нормативы расхода материалов;
• единицы измерения;
• характеристики продукции.

Ответственным за ведение данных является отдел ПТО.

Рецептуры и технологические карты

Для готовой продукции могут быть созданы:

• рецептуры;
• технологические карты;
• нормы расхода материалов;
• производственные операции.

Эти данные используются при:

• запуске продукции в производство;
• расчёте потребности в материалах;
• автоматическом списании сырья;
• формировании производственной себестоимости.

Автоматическое списание материалов

Во время производства система использует утверждённую рецептуру или технологическую карту. На основании указанных нормативов автоматически рассчитывается количество необходимых материалов и формируются документы на их списание со склада.

Это обеспечивает:

• точный учёт расхода сырья;
• контроль производственных затрат;
• снижение риска ошибок при ручном списании;
• прозрачность движения материалов.

Использование справочников

Данные из справочников применяются во всех ключевых процессах предприятия:

• оформление заявок на закупку;
• оформление заказов клиентов;
• электронный документооборот;
• управление складом;
• производственный учёт;
• формирование реестра платежей;
• выпуск готовой продукции;
• бухгалтерский и финансовый учёт.

Все изменения в справочниках автоматически становятся доступны связанным модулям системы.

Ответственность участников

Участник	Ответственность
Отдел ПТО	Ведение номенклатуры готовой продукции, рецептур и технологических карт
Бухгалтерия	Контроль корректности справочников, реквизитов и учётных данных
Финансовый отдел	Использование справочников при формировании платёжных документов и финансовом учёте
Отдел снабжения	Использование справочника номенклатуры при закупке материалов и комплектующих
Администратор системы	Управление доступом пользователей и поддержание актуальности справочников

Преимущества использования справочников

Использование единых справочников позволяет:

• обеспечить единое информационное пространство для всех подразделений;
• исключить дублирование данных и ошибки при вводе информации;
• ускорить оформление документов и заявок;
• автоматизировать заполнение реквизитов и номенклатуры;
• обеспечить корректный учёт материалов, продукции и контрагентов;
• поддерживать актуальность данных во всех связанных бизнес-процессах.

Результат процесса

Ведение централизованных справочников контрагентов и номенклатуры обеспечивает единый источник достоверной информации для всех подразделений завода. Это позволяет автоматизировать оформление документов, ускорить взаимодействие между службами, повысить точность учёта материалов и готовой продукции, а также обеспечить прозрачность производственных, складских, финансовых и закупочных процессов.