Оформление заказа

Процесс оформления заказа на производство и отгрузку продукции

Назначение процесса

Данный процесс предназначен для автоматизации оформления заказов на производство и отгрузку готовой продукции клиентам завода. Процесс охватывает полный цикл работы с заказом — от его создания до передачи продукции клиенту.

Система позволяет централизованно управлять заказами, контролировать этапы согласования, отслеживать готовность продукции и фиксировать историю выполнения заказа.

Цель процесса

Процесс обеспечивает:

• единый порядок оформления заказов;
• планирование производства и отгрузок;
• контроль сроков исполнения;
• распределение продукции по поставкам;
• прозрачное согласование между подразделениями;
• контроль выполнения заказов на всех этапах.

Участники процесса

В процессе участвуют:

• менеджер по продажам (инициатор заказа);
• отдел ПТО (планово-технический отдел);
• производственные подразделения;
• цех комплектации;
• склад готовой продукции;
• логистический отдел;
• руководители подразделений.

Этап 1. Создание заказа

Менеджер по продажам создаёт новый заказ в системе. При создании необходимо заполнить следующие поля:

• клиент;
• тип оплаты;
• способ доставки;
• плановая дата (дедлайн);
• номер договора;
• объект поставки;
• рейс (при необходимости);
• перечень продукции;
• количество продукции.

При необходимости заказ можно разделить на несколько отдельных поставок. Это позволяет выполнять частичные отгрузки без создания дополнительных заказов.

Формирование состава заказа

При добавлении продукции пользователь выбирает необходимые позиции из справочника номенклатуры. Для каждой позиции указывается:

• наименование изделия;
• количество;
• единица измерения;
• комментарии (при необходимости).

После сохранения система рассчитывает общий объём заказа.

Этап 2. Согласование заказа

После создания заказ автоматически направляется в отдел ПТО. Специалисты ПТО определяют дальнейший маршрут заказа:

• продукция готова к отгрузке со склада;
• продукцию необходимо изготовить;
• требуется доработка или изменение состава заказа.

При необходимости сотрудники ПТО могут оставить комментарии или запросить корректировку заказа.

История согласования

По каждому заказу система автоматически сохраняет:

• дату создания;
• все этапы согласования;
• комментарии участников процесса;
• изменения состава заказа;
• изменения сроков исполнения;
• сведения об ответственных сотрудниках.

История позволяет полностью проследить жизненный цикл заказа.

Этап 3. Передача в производство

Если продукции нет на складе, заказ передаётся в производство. После передачи:

• назначается ответственное подразделение;
• определяется производственный участок;
• формируется производственное задание;
• начинается изготовление продукции.

Статус заказа автоматически изменяется.

Этап 4. Комплектация заказа

После изготовления продукции заказ передаётся в цех комплектации. Ответственный сотрудник выполняет:

• подбор продукции;
• проверку количества;
• проверку качества;
• подготовку упаковки;
• формирование комплекта к отгрузке.

После завершения комплектации заказ получает статус «Готов к отгрузке».

Этап 5. Отгрузка продукции

Ответственным за выполнение отгрузки является цех комплектации. Во время отгрузки фиксируются:

• дата отгрузки;
• транспорт;
• рейс;
• фактически отгруженное количество;
• сопровождающие документы;
• ответственный сотрудник.

После подтверждения заказ получает статус «Отгружен».

Контроль статусов

В процессе работы заказ может иметь следующие статусы:

• Создан;
• На согласовании;
• Передан в производство;
• В производстве;
• На комплектации;
• Готов к отгрузке;
• Отгружен;
• Выполнен;
• Отменён.

Все изменения статусов отображаются в режиме реального времени.

Работа с поставками

Система поддерживает частичное выполнение заказов. Пользователь может:

• разделить заказ на несколько поставок;
• формировать отдельные рейсы;
• контролировать остаток по заказу;
• отслеживать выполнение каждой поставки отдельно.

Это особенно удобно при крупных заказах или поэтапной поставке продукции.

Контроль исполнения

Для каждого заказа доступны следующие сведения:

• клиент;
• объект поставки;
• номер договора;
• сроки исполнения;
• текущий статус;
• ответственный сотрудник;
• состав заказа;
• количество продукции;
• история изменений;
• комментарии участников процесса.

Ответственность участников

Участник	Ответственность
Менеджер по продажам	Создание заказа, заполнение данных и контроль взаимодействия с клиентом
Отдел ПТО	Проверка заказа, определение маршрута исполнения и согласование
Производственные подразделения	Изготовление продукции в установленные сроки
Цех комплектации	Комплектация, проверка и подготовка продукции к отгрузке
Склад готовой продукции	Хранение и выдача готовой продукции
Логистический отдел	Организация доставки и контроль выполнения рейсов

Преимущества процесса

Использование автоматизированного процесса позволяет:

• сократить время оформления заказов;
• исключить потерю информации между подразделениями;
• контролировать сроки производства и поставки;
• отслеживать статус заказа в режиме реального времени;
• вести полную историю изменений и согласований;
• организовать частичные поставки без создания дополнительных заказов;
• обеспечить прозрачность взаимодействия между отделом продаж, ПТО, производством и складом.

Результат процесса

В результате использования данного процесса предприятие получает единый цифровой механизм управления заказами на производство и отгрузку продукции. Все этапы — от оформления заказа до передачи готовой продукции клиенту — выполняются в единой системе, что обеспечивает прозрачность процессов, контроль сроков исполнения, координацию работы подразделений и своевременное выполнение обязательств перед заказчиками.