Оформление заказа

Процесс оформления заказа на производство и отгрузку продукции

Назначение процесса

Данный процесс предназначен для автоматизации оформления заказов на производство и отгрузку готовой продукции клиентам завода. Процесс охватывает полный цикл работы с заказом — от его создания до передачи продукции клиенту.

Система позволяет централизованно управлять заказами, контролировать этапы согласования, отслеживать готовность продукции и фиксировать историю выполнения заказа.

Цель процесса

Процесс обеспечивает:

• единый порядок оформления заказов;
• планирование производства и отгрузок;
• контроль сроков исполнения;
• распределение продукции по поставкам;
• прозрачное согласование между подразделениями;
• контроль выполнения заказов на всех этапах.

Участники процесса

В процессе участвуют:

• менеджер по продажам (инициатор заказа);
• отдел ПТО (планово-технический отдел);
• производственные подразделения;
• склад готовой продукции («Полигон»);
• бухгалтер (оплаты по заказу);
• руководители подразделений.

Этап 1. Создание заказа

Менеджер по продажам создаёт новый заказ в системе. При создании необходимо заполнить следующие поля:

• клиент;
• тип оплаты;
• способ доставки;
• плановая дата (дедлайн);
• номер договора;
• объект поставки;
• рейс (при необходимости);
• перечень продукции;
• количество продукции.

При необходимости заказ можно разделить на несколько отдельных поставок. Это позволяет выполнять частичные отгрузки без создания дополнительных заказов.

Формирование состава заказа

При добавлении продукции пользователь выбирает необходимые позиции из справочника номенклатуры. Для каждой позиции указывается:

• наименование изделия;
• количество;
• единица измерения;
• комментарии (при необходимости).

После сохранения система рассчитывает общий объём заказа.

Этап 2. Согласование заказа

После создания заказ автоматически направляется в отдел ПТО. Специалисты ПТО определяют дальнейший маршрут заказа:

• продукция готова к отгрузке со склада;
• продукцию необходимо изготовить;
• требуется доработка или изменение состава заказа.

При необходимости сотрудники ПТО могут оставить комментарии или запросить корректировку заказа.

История согласования

По каждому заказу система автоматически сохраняет:

• дату создания;
• все этапы согласования;
• комментарии участников процесса;
• изменения состава заказа;
• изменения сроков исполнения;
• сведения об ответственных сотрудниках.

История позволяет полностью проследить жизненный цикл заказа.

Этап 3. Передача в производство

Если продукции нет на складе, заказ передаётся в производство. После передачи:

• назначается ответственное подразделение;
• определяется производственный участок;
• формируется производственное задание;
• начинается изготовление продукции.

Статус заказа автоматически изменяется.

Этап 4. Изготовление и приёмка на склад

Пока заказ на производстве, изделия по нему изготавливаются в цехах и после проверки качества принимаются на склад готовой продукции «Полигон» (см. ОТК и Планирование производства ЖБИ).

В таблице позиций заказа по каждому изделию видно: сколько заказано, сколько уже отгружено и сколько сейчас лежит на «Полигоне». Как только на складе появляется нужное количество, по заказу можно оформлять отгрузку.

Этап 5. Отгрузка продукции

Отгрузку оформляет сотрудник ПТО на карточке заказа, вкладка «Общее», кнопка «Оформить отгрузку» (доступна, пока заказ на производстве).

В открывшемся окне по каждому изделию указывается:

• количество к отгрузке (не больше годного остатка на «Полигоне»);
• ячейка склада, из которой берут изделие;
• машина — государственный номер автомобиля.

Если одно изделие грузят с двух площадок или на две машины, кнопкой «Разбить» позиция делится на несколько строк с разными ячейками и машинами.

После кнопки «Подтвердить и создать» система:

• создаёт складской документ «Отгрузка» со склада «Полигон»;
• уменьшает остаток «Полигона» на отгруженное количество;
• увеличивает в заказе колонку «Отгружено»;
• добавляет запись в историю заказа.

Все отгрузки по заказу собраны на вкладке «Отгрузки» — по каждому документу видно номер, дату, кто оформил и список позиций. Отгрузку можно поправить (изменить количество, ячейку, машину, добавить или убрать позицию) — см. Полигон → Отгрузка. Пока заказ не завершён, правки автоматически пересчитывают остаток склада и отгруженное количество; если убрать из отгрузки все позиции, она отменяется, а товар возвращается на склад.

Когда весь заказ отгружен, ответственный менеджер завершает заказ кнопкой «Завершить заказ» — после этого отгрузки по нему больше не меняются.

Контроль статусов

В процессе работы заказ проходит следующие статусы:

• Черновик — заказ создан, но ещё не отправлен на согласование;
• Новый — заказ на согласовании в ПТО;
• На производстве — заказ согласован, идёт изготовление и отгрузка;
• Завершён — заказ полностью выполнен и закрыт;
• Отклонён — заказ отклонён при согласовании.

Все изменения статусов отображаются в режиме реального времени.

Работа с поставками

Система поддерживает частичное выполнение заказов. Пользователь может:

• разделить заказ на несколько поставок;
• формировать отдельные рейсы;
• контролировать остаток по заказу;
• отслеживать выполнение каждой поставки отдельно.

Это особенно удобно при крупных заказах или поэтапной поставке продукции.

Оплата по заказу

Оплаты клиента по заказу ведутся на карточке заказа, вкладка «Оплата». Вверху вкладки видно: сумма заказа, оплачено, долг и остаток (сколько ещё не закрыто).

Добавить оплату может сотрудник с доступом к оплатам (бухгалтер) — кнопка «Добавить оплату». В форме указываются:

• тип оплаты:
  • Счёт — оплата по безналичному расчёту;
  • Нал — оплата наличными;
  • Долг — продукция отгружена клиенту в долг, деньги ещё не поступили;
• сумма;
• комментарий;
• файл — платёжное поручение или иной документ об оплате (по желанию).

Каждая оплата в списке показывает дату, тип, сумму, комментарий, файл и автора записи. Бухгалтер может изменить тип, сумму или комментарий, а также удалить оплату — все изменения попадают в историю заказа.

Закрытие долга

Когда клиент оплачивает ранее отгруженный долг, бухгалтер открывает нужную строку с типом «Долг» и меняет тип на «Счёт» или «Нал». После этого сумма переходит из «долга» в «оплачено».

Где ещё видно оплату и долг

На странице «Отчёт по заводу» (пункт меню «Сводка») в отчётах «По контрагентам» и «По продукции» есть колонки:

• Оплачено — сумма оплат типа «Счёт» и «Нал»;
• Долг — сумма оплат типа «Долг».

Контроль исполнения

Для каждого заказа доступны следующие сведения:

• клиент;
• объект поставки;
• номер договора;
• сроки исполнения;
• текущий статус;
• ответственный сотрудник;
• состав заказа;
• количество продукции;
• история изменений;
• комментарии участников процесса.

Ответственность участников

Участник	Ответственность
Менеджер по продажам	Создание заказа, заполнение данных, контроль взаимодействия с клиентом, завершение заказа
Отдел ПТО	Проверка и согласование заказа, планирование, оформление отгрузок
Производственные подразделения	Изготовление продукции в установленные сроки
Склад готовой продукции («Полигон»)	Хранение продукции, раскладка по ячейкам, правка отгрузок
Бухгалтер	Ведение оплат по заказу, закрытие долга

Преимущества процесса

Использование автоматизированного процесса позволяет:

• сократить время оформления заказов;
• исключить потерю информации между подразделениями;
• контролировать сроки производства и поставки;
• отслеживать статус заказа в режиме реального времени;
• вести полную историю изменений и согласований;
• организовать частичные поставки без создания дополнительных заказов;
• обеспечить прозрачность взаимодействия между отделом продаж, ПТО, производством и складом.

Результат процесса

В результате использования данного процесса предприятие получает единый цифровой механизм управления заказами на производство и отгрузку продукции. Все этапы — от оформления заказа до передачи готовой продукции клиенту — выполняются в единой системе, что обеспечивает прозрачность процессов, контроль сроков исполнения, координацию работы подразделений и своевременное выполнение обязательств перед заказчиками.