Заявки на закупку материалов

Назначение процесса

Данный процесс предназначен для оформления заявки на закупку материалов, выбора поставщика, согласования расходов, проведения оплаты и последующего учёта поступления материалов на склад.

Процесс обеспечивает прозрачность закупок, контроль бюджета и своевременное отражение операций в информационных системах компании.

Участники процесса

• инициатор (инженер ПТО);
• руководитель проекта;
• начальник участка;
• начальник ПТО;
• отдел снабжения;
• финансовый менеджер;
• директор по строительству;
• финансовый директор;
• генеральный директор;
• кладовщик;
• бухгалтерия.

Описание процесса

1. Создание заявки

Инициатор (инженер ПТО) формирует заявку на закупку материалов, оборудования или услуг.

В заявке необходимо указать:

• наименование материалов;
• количество;
• объект строительства;
• предполагаемого поставщика (при наличии);
• сроки поставки;
• комментарии при необходимости.

2. Согласование технической необходимости

После создания заявки её рассматривают:

• руководитель проекта;
• начальник участка;
• начальник ПТО.

На данном этапе подтверждается:

• необходимость закупки;
• корректность объёмов;
• соответствие проектной документации.

После согласования руководитель проекта получает возможность принять заявку в работу.

3. Работа отдела снабжения

После технического согласования заявка передаётся в отдел снабжения. Специалист отдела снабжения:

• подбирает поставщика;
• добавляет нового контрагента (при необходимости);
• прикладывает договор;
• прикладывает коммерческое предложение;
• прикладывает счёт на оплату.

4. Включение в реестр платежей

После проверки комплектности документов заявка автоматически попадает в реестр платежей (Long List).

Финансовый менеджер формирует Short List для оплаты с учётом:

• приоритетности закупки;
• бюджета проекта;
• сроков оплаты.

5. Согласование оплаты

Оплата проходит несколько этапов согласования.

Этап 1 Согласование выполняют:

• директор по строительству;
• финансовый директор.

Проверяются:

• обоснованность расходов;
• наличие бюджета;
• корректность документов.

Этап 2 Окончательное согласование выполняет генеральный директор. После утверждения заявка получает статус «К оплате».

6. Формирование платёжного поручения

После завершения согласования выполняется синхронизация с учётной системой 1С. Автоматически создаётся платёжное поручение на основании утверждённого счёта.

После проведения оплаты информация отображается в отчёте по движению денежных средств с распределением по статьям бюджета.

7. Приёмка материалов

После поступления материалов кладовщик принимает товар на склад. При приёмке выполняются следующие действия:

• создаётся запись о поступлении;
• информация сохраняется в истории склада;
• данные фиксируются в журнале приходных операций.

8. Добавление материалов со склада

При выдаче материалов сотрудник склада:

• создаёт документ выдачи;
• указывает количество;
• прикрепляет накладную;
• фиксирует объект строительства.

9. Перемещение материалов

При перемещении материалов между объектами остаток на складе-отправителе уменьшается после подтверждения принимающей стороной.

При оформлении перемещения необходимо указать:

• объект назначения;
• вид работ;
• контрагента (при необходимости);
• количество материалов;
• примечание.

Все перемещения фиксируются в истории движения материалов.

Результат процесса

После завершения процесса:

• заявка полностью согласована;
• поставщик выбран;
• оплата проведена;
• информация отражена в 1С;
• материалы оприходованы на склад;
• движение материалов зафиксировано;
• финансовые операции отражены в бюджетной отчётности.

Ответственность участников

Роль	Ответственность
Инженер ПТО	Создание и оформление заявки
Руководитель проекта	Подтверждение необходимости закупки
Начальник участка	Проверка объёмов работ
Начальник ПТО	Контроль технической части
Отдел снабжения	Поиск поставщика и подготовка документов
Финансовый менеджер	Формирование реестра платежей
Финансовый директор	Контроль бюджета
Директор по строительству	Согласование производственных расходов
Генеральный директор	Финальное утверждение оплаты
Кладовщик	Приёмка, выдача и учёт материалов
Бухгалтерия	Проведение оплаты и отражение операций в учёте