АВР - Процесс оформления
Процесс оформления и согласования актов выполненных работ
Назначение процесса
Процесс предназначен для оформления, согласования и учёта актов выполненных работ (АВР) по подрядным организациям. Он обеспечивает единый порядок подготовки документов, их проверки ответственными лицами, формирования оснований для оплаты и последующего отражения информации в реестре субподрядчиков и системе электронного документооборота (ЭДО).
Цель процесса
Основными целями процесса являются:
- стандартизация оформления актов выполненных работ;
- контроль объёмов и качества выполненных работ;
- обеспечение прозрачности согласования;
- формирование оснований для оплаты подрядчиков;
- ведение истории выполненных работ по каждому объекту.
Инициирование процесса
Процесс начинается с создания нового акта инженером производственно- технического отдела (ПТО).
При создании акта необходимо заполнить следующие реквизиты:
- тип АВР;
- номер и дата счёта (или номер сметы);
- контрагент;
- технический надзор;
- строительный блок;
- перечень выполненных работ.
Полнота и корректность заполнения данных является обязательным условием для дальнейшего согласования документа.
Типы актов
В системе предусмотрено несколько типов актов выполненных работ.
АВР с техническим надзором Используется для работ, требующих обязательной проверки и подтверждения инженером технического надзора.
АВР без технического надзора Применяется в случаях, когда участие технического надзора не требуется согласно внутренним регламентам компании.
АВР по сетям Используется для работ по инженерным сетям. Такие акты дополнительно оформляются инженером по сетям и проходят специализированную проверку.
Согласование акта
После заполнения документ автоматически направляется на последовательное согласование ответственным участникам процесса.
В согласовании могут участвовать:
- мастер или производитель работ;
- начальник участка;
- инженер технического надзора;
- руководитель проекта;
- начальник ПТО;
- материальный бухгалтер.
Каждый согласующий проверяет документ в пределах своей зоны ответственности:
- соответствие выполненных работ проектной документации;
- корректность объёмов;
- правильность оформления;
- наличие подтверждающих документов;
- соответствие условиям договора.
При необходимости документ возвращается инициатору на доработку.
Завершение процесса
После прохождения всех этапов согласования:
- формируется накопительная информация по выполненным работам;
- создаётся основание для передачи документов через систему электронного документооборота (ЭДО);
- счёт на оплату получает подтверждение для дальнейшей обработки;
- информация автоматически отображается на странице учёта гарантийного удержания;
- сведения включаются в реестр субподрядчиков.
Результат процесса
После завершения процесса компания получает:
- полностью согласованный акт выполненных работ;
- подтверждённые объёмы выполненных работ;
- основание для оплаты подрядной организации;
- актуальную информацию по гарантийному удержанию;
- историю выполненных работ по объекту;
- запись в реестре субподрядчиков.
Ответственность участников
| Участник | Ответственность |
|---|---|
| Инженер ПТО | Создание и заполнение акта выполненных работ |
| Мастер / Производитель работ | Проверка фактически выполненных объёмов |
| Начальник участка | Подтверждение выполнения работ на объекте |
| Инженер технического надзора | Контроль качества и соответствия проекту |
| Руководитель проекта | Проверка соответствия работ графику и бюджету проекта |
| Начальник ПТО | Контроль технической документации |
| Материальный бухгалтер | Проверка финансовых документов и подготовка к оплате |
Особенности процесса
- Все этапы согласования фиксируются в системе и сохраняются в истории документа.
- Для каждого акта доступен просмотр текущего статуса и списка согласующих.
- После утверждения изменение документа допускается только с повторным согласованием.
- Информация автоматически используется для формирования платёжных документов, учёта гарантийных удержаний и подготовки отчётности по субподрядным организациям.
- Все документы должны соответствовать действующим договорам, сметной документации и внутренним регламентам компании.