Соглашения ВЗ (взаимозачёт)

Для чего этот раздел

Иногда компания рассчитывается с исполнителем (поставщиком или подрядчиком) не деньгами, а квартирой или помещением — это называется взаимозачёт (ВЗ). Чтобы такой зачёт провести, нужно:

1. написать служебную записку — кто кому должен и какое имущество идёт в зачёт;
2. согласовать её с руководителями;
3. оформить соглашение о взаимозачёте (его делают после согласования служебки).

Раздел «Соглашения ВЗ» ведёт вас по всем шагам. Весь путь — от служебки до действующего соглашения — делается здесь.

Где найти

В меню: ЭДО → Соглашения ВЗ.

Создать служебку может любой сотрудник. В списке вы видите только свои служебки и те, которые вам прислали на согласование. Кому нужно видеть все — руководитель даёт право «Соглашения ВЗ: видеть все» (Настройки → Должности).

Что подготовить заранее

Прежде чем создавать служебку, проверьте:

• договор с исполнителем есть в разделе «Договоры» — без договора зачёт не проводится;
• если квартиру оформляют на доверенное лицо (человека, а не компанию) — заведите его контрагентом: юр. форма «ФЛ», в поле «Название» — ФИО полностью, в «БИН/ИИН» — ИИН, ниже — дата рождения и данные удостоверения. Кнопка «Проверить» для физлица не работает — данные вводятся вручную.

Как создать служебку

Карточка служебки разбита на вкладки-этапы вверху: 01 Служебная записка → 02 Зачёт (после сохранения — ещё «Акты сверки (1С)», после отправки — «Согласование», после создания соглашения — «Соглашение», она всегда последняя). Красная цифра на вкладке — сколько там ещё не заполнено. Справа (на телефоне — внизу) — итоги, список «Для отправки заполните» (нажмите на пункт — откроется нужная вкладка) и «Проверка взаимозачёта».

1. Нажмите «Создать служебку о ВЗ».

2. Заполните первую вкладку:

   • «Прошу Вас согласовать подготовку» — отметьте галочками, что готовим: соглашение о взаимозачёте, договор о долевом участии, договор купли-продажи, договор бронирования. Можно выбрать несколько — в служебке они сами встанут в правильном порядке.
   • Управляющая компания (владелец имущества) — чья квартира. Служебка адресуется её директору: ФИО берётся из карточки компании, вписывать «Кому» не нужно.
   • Исполнитель, Тип (оплата задолженности, аванс или «Оплата задолженности + Аванс») и Программа сделки (trade-in, 100% бартер или бартер 50/50).
   • Если выбран тип «Оплата задолженности + Аванс» — появятся два поля: сколько из суммы зачёта идёт в счёт долга и сколько — аванс. Вместе две суммы должны дать сумму зачёта (она считается на вкладке «Зачёт») — если не сходится, система подскажет, сколько не распределено.
   • Справа, под итогами, всегда видно, сколько из зачёта долг и сколько аванс: при «Оплате задолженности» всё идёт в долг, при «Авансе» — в аванс, при «Оплата задолженности + Аванс» — как вы вписали.
   • Будущий собственник квартиры, что делает исполнитель (работы/товар).
   • Примечание — любой текст. Он попадёт в графу «Примечание» служебки (после автомобиля и особых условий).

3. Зачёт. Вкладка поделена на две половины (на узком экране — одна под другой).

   Слева — «Исполнитель выполняет»: какие работы или поставки делает исполнитель, для кого, по какому договору и на какую сумму. Одна строка уже есть:

   • в «Для кого (заказчик) и договор» выберите компанию, для которой исполнитель работает (обычно ГП). Сразу под ней появятся действующие договоры между этой компанией и исполнителем (черновики и одобренные, но ещё не действующие, в список не попадают) — система выберет первый, при необходимости выберите другой. Справа от договора — кнопка «1С»: она открывает акт сверки между ГП и исполнителем по проводкам 1С — видно реальный долг, а не только остаток по реестру. Период можно поменять и нажать «Сформировать»;
   • «Основание» — обычно «Договор». Если долг подтверждён другим документом, выберите акт сверки, договор уступки (цессия), по этому соглашению (документ не нужен) или другой документ и укажите его название и дату;
   • «Какие работы / поставки» — коротко, что делает исполнитель;
   • «Сумма» — на сколько работ или поставок. Рядом — остаток по договору и сколько останется после этого зачёта. Под остатком мелко — из чего он сложился: договор, удерж. (гарантийное удержание по утверждённым актам), согл. (уже согласовано к оплате в шорт-листах), другие ВЗ. Наведите мышь — появится пояснение. Сумма больше остатка — поле станет красным (это предупреждение, отправить всё равно можно). «Платежи по договору» — все платежи по нему.

   Работы по другому договору или для другого заказчика — кнопка «Добавить работы / поставку».

   Справа — «Исполнитель получает»: что даётся исполнителю.

   • «Добавить квартиру» — выберите проект из списка (по нему после сделки квартира попадёт в «Бартерные сделки»), впишите ЖК, местоположение, вид, площадь и цену за м² — общая стоимость посчитается сама.
   • «Добавить автомобиль» — если в зачёт идёт машина: марка, госномер, год, VIN, оценка, чей это автомобиль и кому оформляется (если не выбрать — на исполнителя; можно выбрать, например, его доверенное лицо).
   • Под автомобилем (после первого сохранения служебки) можно загрузить файлы:
     • «Техпаспорт» → «Загрузить» — фото или PDF, можно сразу 2 файла (лицевая и оборотная сторона), до 10 МБ. Система сама прочитает марку, модель, год, госномер, VIN, цвет и владельца и покажет их в блоке «Распознано из техпаспорта». Если поле «Описание» было пустым — оно заполнится само; если владелец уже заведён контрагентом с тем же ИИН — он подставится в «Чей автомобиль». Кнопка «Подставить в описание» перезапишет описание данными техпаспорта. Обязательно проверьте распознанное — система может ошибиться в букве или цифре.
     • «Дополнительные файлы» → «Добавить» — любые файлы по машине (договор купли-продажи, фото, отчёт об оценке). Их система не проверяет. Можно выбрать несколько сразу, каждый — до 5 МБ. Загружать и удалять файлы можно, пока служебку можно править (черновик или после отказа).

   Trade-in. Если в программе сделки выбран trade-in, квартиру покупает будущий собственник — поэтому стоимость квартир в зачёт не входит, зачитывается только автомобиль. У каждой квартиры появится поле «Владелец квартиры» — туда сам подставится потенциальный собственник с первой вкладки (при необходимости выберите другого контрагента). Сменили собственника на первой вкладке — сменится и здесь.

   Снизу — итог: сколько исполнитель выполняет, сколько получает имуществом и сколько зачитывается (меньшая из двух сумм). Одной фразой написано, кто кому должен после зачёта:

   • работ больше — «ТОО X после зачёта остаётся должен ИП Y — 2 000 000 ₸»;
   • имущества больше — «ИП Y после зачёта должен доплатить ТОО Z — 1 500 000 ₸ за имущество»;
   • суммы равны — «Зачёт полный — после него никто никому не должен».

   Вписывать сумму зачёта вручную не нужно — она считается сама.

   Кнопка «Кратко» вверху вкладки показывает всё заполненное на этой вкладке коротким списком, без полей ввода — удобно прочитать или показать коллеге. Вернуться к полям — «Подробно / править».

   «Другие долги в схеме» (свёрнуто) — только если зачёт идёт через ещё одну сторону (например, ГП должен УК или есть договор уступки). Там таблица «кто должен — кому — сумма».

4. Нажмите «Сохранить». Внизу появится блок «Проверка» — подсказки: договор не действующий, сумма больше остатка и т.п. Квартиры система не проверяет — их вписывают вручную.

Как отправить на согласование

1. Кнопка «Отправить на согласование» — вверху страницы. Пока что-то обязательное не заполнено, она неактивна, а справа список — чего не хватает (нажмите на пункт, чтобы перейти к нужному блоку). Обязательно: исполнитель, управляющая компания, собственник, сумма зачёта, хотя бы один договор из реестра, по каждому долгу — кто кому должен и сумма, хотя бы одно помещение с ЖК, местоположением и стоимостью.
2. Нажмите «Отправить на согласование».
3. Выберите согласующих (обычно: курирующий заместитель, ответственный за объект, финансовый отдел, главный бухгалтер, снабжение, ПТО). Можно задать этапы: люди с этапом 1 получают документ сразу, с этапом 2 — после них.
4. Нажмите «Отправить». Служебка появится в ЭДО, согласующие получат уведомление. В карточке ЭДО есть ссылка «Открыть служебку» — там договоры, остатки и проверки. К ЭДО сама прикладывается служебка в PDF для ознакомления (шрифт Times New Roman). На каждой её странице справа внизу — маленький QR-код, а по правому краю вертикально — шифр вида S12-1-…. По нему можно проверить, что файл не подменили (см. «Как проверить подлинность»).

ИИ-проверка — кнопка «ИИ-анализ» в шапке служебки, справа от статуса: можно ли провести зачёт, хватает ли остатка, нет ли рисков (по договорам, оплатам, сторонам и прочему; квартиры не оцениваются — их вписывают вручную). Её можно запустить и до отправки (а при отправке она запускается сама). Через минуту-две на кнопке появится общий итог («Препятствий нет», «Есть риски»…), нажмите на неё — справа откроется окно с выводами ИИ: можно ли проводить зачёт, резюме и замечания по каждому разделу. Ничего не запрещает — это подсказка.

Что будет дальше

• Служебку согласовали — вам придёт уведомление. Квартира в шахматке получит статус «Бронь», чтобы её не продали другому. Следующий шаг — соглашение о взаимозачёте (ниже).
• Служебку отклонили — причина будет в переписке ЭДО. Исправьте служебку и нажмите «Отправить на согласование» снова — она уйдёт в тот же ЭДО, вся переписка сохранится.

Кнопка «Служебка .docx» скачивает служебку в Word с подписями согласующих. В заголовке — номер служебки из системы, договоры записаны полностью (номер, дата, какие работы, ЖК, сумма, заказчик), а в «Примечании» система сама пишет автомобиль (если он есть) и особые условия: доплату за квартиру, аванс, оформление на доверенное лицо. Внизу — графы «должность / подпись / ФИО» для каждого согласующего.

Как создать соглашение

Соглашение ведётся прямо в служебке — на вкладке «Соглашение» (отдельной плашки над вкладками нет). Текст соглашения вы правите в Word.

1. Откройте согласованную служебку и нажмите «Создать соглашение».
2. Справа откроется список шаблонов — выберите подходящий по условиям сделки и числу сторон. Под каждым написано, кто какой «Стороной» будет (например: Сторона-1 — ГП, Сторона-2 — подрядчик, Сторона-3 — УК). Откроется вкладка «Соглашение».
3. Нажмите «Скачать .docx» — скачается соглашение по шаблону, в котором уже подставлены данные служебки: стороны и их реквизиты из карточек контрагентов, договоры, квартиры, сумма зачёта. Номер соглашения ставится сам в виде «12-ОС/26»: номер по порядку, код «ОС» (одинаковый у всех соглашений) и год. С какого номера начинается год, администратор задаёт в Настройки → Согласование → «Соглашения ВЗ» (если часть номеров уже занята соглашениями, заключёнными до системы).
4. Откройте файл в Word, поправьте текст и сохраните.
5. Нажмите «Загрузить файл соглашения» и выберите исправленный файл (.docx или .pdf). Ошиблись — «Заменить файл». Шаблон можно сменить, пока соглашение не отправлено.
6. Нажмите «Отправить на согласование» и выберите согласующих — можно других людей, не тех, что согласовывали служебку. Создастся отдельное ЭДО соглашения, к нему приложится ваш файл.

Если соглашение отклонили — причина в переписке ЭДО. Исправьте файл в Word, загрузите его заново и отправьте снова: оно уйдёт в тот же ЭДО. Когда соглашение согласуют, вам придёт уведомление — нажмите на него, откроется служебка на вкладке «Соглашение».

Как подписать и сделать соглашение действующим

1. Когда соглашение согласуют, на вкладке «Соглашение» нажмите «PDF для подписи». Скачается PDF: первый лист — лист согласования соглашения, второй — лист согласования служебки, дальше — само соглашение. На каждой странице уже стоит маленький QR-код справа внизу и код документа вертикально по правому краю (чтобы они не закрыли текст, страница чуть уменьшена). Файл создаётся один раз: сколько бы раз его ни скачивали, коды одни и те же.
2. Распечатайте этот PDF, подпишите у всех сторон, поставьте печати.
3. Отсканируйте (PDF или фото) и нажмите «Загрузить подписанный скан». Соглашение станет «Действующим». На скан система ничего не добавляет — QR-коды на нём уже напечатаны.

Что произойдёт автоматически:

• соглашение появится в реестре договоров (раздел «Договоры», тип «Соглашение о взаимозачете») со статусом «Действующий», файл — ваш подписанный скан. Ссылка «В реестре договоров» — на вкладке «Соглашение»;
• в шапке служебки появится кнопка «Скачать соглашение» — подписанный скан;
• квартира в шахматке получит статус «Сделка проведена» (собственник, сумма бартера);
• в реестре «Бартерные сделки» появится запись по каждой квартире с указанным проектом;
• всем, кто участвовал (инициатор и все согласующие служебки и соглашения), придёт уведомление;
• главбухам придёт отдельное уведомление «Загружен скан соглашения…» — чтобы они проверили документ и отразили взаимозачёт. Кто считается главбухом, администратор выбирает в Настройки → Согласование → «Главбухи».

Если скан загрузили не тот — нажмите «Заменить скан» (в реестре договоров скан тоже заменится, а главбухи получат уведомление «Заменён скан…»). QR-коды при этом не меняются: они напечатаны на бумаге.

Если соглашение после согласования отправили на согласование ещё раз (например, после правок), после нового согласования PDF для подписи соберётся заново, а коды прежнего PDF при проверке покажутся как «документ позже заменили».

Как проверить подлинность страницы по QR

Так проверяются и страницы подписанного соглашения, и PDF служебки из ЭДО.

1. Наведите камеру телефона на QR-код в правом нижнем углу страницы — откроется страница проверки (если вы не вошли в систему, сначала войдите). Другой способ: откройте страницу «Проверка документа ВЗ» (ссылка «Проверить QR» на вкладке «Соглашение» или адрес /vz-verify) и нажмите «По камере» — откроется камера. Наведите её на QR: как только система узнает свой код, камера закроется сама и сразу покажет результат проверки. Чужие QR-коды камера пропускает. В мобильном приложении откроется сканер приложения — при первом запуске оно спросит разрешение на камеру, разрешите. Можно также вписать в поле код с правого края страницы и нажать «Проверить».
2. Система ответит:
   • «Подлинный документ» — номер соглашения (или служебки), дата, страница «3 из 7», стороны и сумма. Эталон соглашения — PDF для подписи, который распечатывали. Нажмите «Открыть эталон» и сравните страницу с бумагой: текст должен совпадать.
   • «Код не выдавался системой — документ поддельный» — такого кода система не создавала.
   • «Записи печатей в системе изменены» — кто-то правил данные в базе. Сообщите администратору.

Как посмотреть акт сверки

В служебке есть вкладка «Акты сверки (1С)». В нём видно, кто кому сколько должен по данным бухгалтерии 1С, — как в акте сверки, который распечатывает бухгалтер.

1. Сохраните служебку: список сторон берётся из сохранённой версии.
2. В блоке «Акты сверки (1С)» появятся пары: наша компания ↔ другая сторона.
3. Нажмите «Акт сверки» у нужной пары.
4. Выберите «База 1С» — из какой бухгалтерии взять данные (ОКС, Standard, Композит, ЖБИ). Сразу выбрана база, где нашлась наша компания.
5. При необходимости поменяйте период (по умолчанию — с 1 января три года назад по сегодня, чтобы не упустить старые документы) и нажмите «Сформировать».
6. Если с контрагентом в 1С несколько договоров, появится поле «Договор в 1С». В нём можно выбрать «Все договоры — общий акт» или один договор — тогда сальдо, обороты и документы показываются только по нему (у каждого договора в списке сразу видно, кто кому должен). Если акт открыт кнопкой «1С» у договора в служебке, система сама найдёт этот договор в 1С по номеру и дате и выберет его — зелёная подпись под полем. Если не нашла (в 1С договор записан по-другому) — подпись жёлтая, выберите договор вручную. Сверху — четыре плитки: сальдо на начало, дебет (оплатили/отгрузили мы), кредит (поставили/оплатили нам) и сальдо на конец с подписью, кто кому должен.
7. Ниже — таблица документов. У каждой строки видно содержание операции и сальдо после неё (красным — если наша компания должна контрагенту).
   • Поиск — введите номер, название документа или слово из содержания.
   • Кнопки «Все / Дебет / Кредит» оставляют только оплаты нашей стороны или только поставки и оплаты нам. Строка «Итого по найденным» покажет сумму отобранных документов.
   • Нажмите на строку — прямо под ней откроется сам документ из 1С: его реквизиты и табличная часть (товары, услуги). Нажмите ещё раз, чтобы закрыть.
8. Кнопка «Excel» скачивает этот акт файлом.

Когда вы отправляете служебку или соглашение на согласование, система сама сохраняет снимок акта сверки по всем парам. Согласующие видят цифры на момент отправки: ссылка «Снимок …» под парой.

Когда подписанный скан загружен, в шапке служебки появляется кнопка «Скачать соглашение» — PDF подписанного соглашения с QR-кодами.

Как отменить

Пока соглашение не стало действующим, автор или юрист может нажать «Отменить». Бронь квартир в шахматке снимется. Отменённое соглашение не восстановить.

Частые вопросы

Сменил шаблон — что с моим файлом? Загруженный файл остаётся. Скачайте .docx заново по новому шаблону, поправьте и загрузите вместо старого.

Кто может загружать файл и отправлять соглашение? Автор и юристы (Настройки → Юристы), пока соглашение в черновике или отклонено.

Поменял реквизиты — в соглашении старые. Реквизиты берутся из карточек контрагентов. Поправьте карточку и скачайте .docx заново: файл каждый раз собирается по свежим данным.

Не вижу кнопку «По фото» на странице проверки. Её заменила кнопка «По камере» — она сама распознаёт QR и проверяет его.

Почему при trade-in квартиры не считаются в сумме зачёта? При trade-in квартиру оплачивает её будущий собственник (в том числе своим автомобилем), а исполнителю в зачёт идёт только автомобиль.

В PDF другой шрифт, не как в Word. Все PDF для ЭДО собираются шрифтом Times New Roman — так и задумано.

Где вписать сумму зачёта? Нигде — она считается сама на вкладке «Зачёт»: это меньшая из двух сумм (работы исполнителя слева и квартиры с авто справа). Разница показана фразой «кто кому должен после зачёта».

Как система понимает, что поступление закрыто? В 1С оплата не привязана к конкретному поступлению, поэтому система закрывает их по очереди: оплаты и корректировки гасят сначала долг на начало периода, потом самые старые поступления. Сумма висящих всегда равна долгу перед исполнителем по 1С.

Куда делась вкладка «Квартиры»? Квартиры теперь вносятся на вкладке «Зачёт», в правой половине.

Можно ли поменять служебку, пока её согласуют? Нет. Если нужно исправить — попросите согласующего отклонить, поправьте и отправьте снова.

Почему остаток по договору меньше, чем я ожидал? Из суммы договора вычитается гарантийное удержание по актам и все платежи, уже согласованные в шорт-листах, а также суммы других соглашений ВЗ по этому договору.

Красное поле «Больше остатка к оплате» — отправить нельзя? Можно. Это предупреждение для согласующих, система ничего не блокирует.

Как выбрать квартиру из шахматки? Больше никак: по просьбе пользователей квартиры вписываются вручную.

В блоке «Акты сверки» пусто — почему? Акт строится только там, где одна из сторон — наша компания с базой 1С. Если пар нет, попросите администратора привязать компанию в «Настройки → Организации 1С».

Почему нет акта между двумя чужими компаниями (например, поставщиком и покупателем)? В нашей 1С записаны только расчёты наших компаний. Расчётов чужих компаний между собой там нет.

Цифры в «Сформировать» и в снимке разные. Снимок — это данные на день отправки. «Сформировать» показывает то, что в 1С сейчас. Свежие данные из 1С сохраняются на 3 часа, кнопка «Обновить из 1С» запрашивает их заново.

При выборе базы пишет «организация не привязана». В этой бухгалтерии 1С наша компания не найдена. Если она там всё-таки ведётся, попросите администратора привязать её в «Настройки → Организации 1С».