Перейти к основному содержимому

Шорт-листы: вкладки по проектам и отчёт на почту

Для чего этот раздел​

Шорт-лист — это набор платежей, который отправляют на согласование. Часто в одном шорт-листе собраны платежи сразу по нескольким проектам.

Чтобы руководителю было проще принять решение, у каждого проекта в шорт-листе теперь есть своя вкладка. На ней видно:

  • какие счета у проекта и сколько на них пришло и ушло;
  • платежи только этого проекта;
  • кто проверил данные, кому отправили отчёт и что ответили — «Ок» или «Отмена».

Где найти раздел​

В меню нажмите «Шорт-листы» и откройте нужный шорт-лист.

примечание

Если пункта «Шорт-листы» нет в меню, у вас нет доступа. Попросите администратора выдать вашей должности право на шорт-листы.

Как устроена страница​

Под названием шорт-листа появляется ряд вкладок:

  • «Все платежи» — первая вкладка, всё как раньше: полный список платежей.
  • Вкладки проектов — по одной на каждый проект, по которому есть платежи. В скобках указано, сколько платежей у проекта. Если в шорт-листе 4 проекта, будет 4 дополнительные вкладки.

Платежи, у которых не указан проект, видны только на вкладке «Все платежи».

Что нужно настроить один раз (для администратора)​

Открытые ниже разделы находятся в «Настройки» → «Согласование».

Счета шорт-листа​

Здесь вы говорите системе, какие счета относятся к какому проекту.

  1. Откройте «Счета шорт-листа» и нажмите «Добавить».
  2. Выберите проект, впишите название счёта (например, «Расчётный Halyk») и, если хотите, номер счёта.
  3. Нажмите «Сохранить».

Эти счета появятся над таблицей на вкладке проекта.

Почты шорт-листа​

Здесь вы указываете, кому отправлять отчёт.

  1. Откройте «Почты шорт-листа» и нажмите «Добавить».
  2. Впишите почту. По желанию — кто это (чтобы потом не путаться).
  3. Если человеку нужны отчёты только по одному проекту, выберите этот проект. Если оставить поле пустым, он будет получать отчёты по всем проектам.
  4. Нажмите «Сохранить».

Как заполнить вкладку проекта​

  1. Откройте шорт-лист и нажмите на вкладку нужного проекта.

  2. Над таблицей вы увидите блок «Счета проекта». По каждому счёту показано: сколько пришло, сколько ушло и итог. Внизу — итог по всему проекту.

  3. Нажмите «Движения по счетам». Справа откроется панель. Нажмите «Добавить строку» и заполните:

    • Счёт — выберите из списка;
    • Тип — «Приход» (деньги пришли) или «Расход» (деньги ушли);
    • Сумма;
    • Комментарий — пояснение, за что эти деньги.

    Если нужна ещё одна запись — снова «Добавить строку». Лишнюю строку убирает крестик в её углу.

  4. Нажмите «Сохранить». Итоги над таблицей пересчитаются сами.

  5. Внимательно проверьте цифры и нажмите «Заполнено и проверено». Подтвердите отправку.

Система запомнит, кто и когда нажал кнопку, и отправит на настроенные почты письмо с Excel-файлом.

Скачать Excel без отправки​

Кнопка «Скачать Excel» сохраняет на ваш компьютер тот же самый файл, который уходит на почту. Отправлять ничего не нужно — удобно, чтобы посмотреть отчёт самому.

В файле три части: итоги по счетам, все движения и платежи проекта к оплате.

Что происходит с письмом​

Человек, который получил письмо, видит в нём главное: кто проверил, итоги по счетам и сумму к оплате по проекту. Excel с подробностями приложен к письму.

В конце письма две кнопки — «Ок» и «Отмена»:

  1. Человек нажимает нужную кнопку. Откроется страница Oasis — входить в систему не нужно.
  2. На странице нужно нажать «Подтвердить». Только после этого ответ записывается.

Ссылки в письме личные — их нельзя пересылать другим.

Где увидеть ответ​

На вкладке проекта, под блоком счетов, находится список «Отправки и ответы». Для каждой отправки видно:

  • кто и когда нажал «Заполнено и проверено»;
  • по каждой почте — ответ: «Ок», «Отмена» или «Ждём ответ»;
  • когда именно человек ответил (или когда ему отправили письмо, если ответа ещё нет).

Что будет в результате​

  • руководитель принимает решение, глядя на реальные остатки по счетам проекта;
  • всегда известно, кто проверил цифры и когда;
  • ответ «Ок» или «Отмена» хранится прямо в шорт-листе — не нужно искать его в переписке.

Частые вопросы​

Нет вкладки моего проекта. Вкладка появляется, только если в шорт-листе есть платежи этого проекта. Проверьте, что у платежей указан проект.

Над таблицей написано «Счета этого проекта не настроены». Администратор ещё не добавил счета проекта. Пусть он добавит их в «Настройки» → «Счета шорт-листа».

При нажатии «Заполнено и проверено» появилась ошибка про почты. Никто не указан получателем. Пусть администратор добавит почты в «Настройки» → «Почты шорт-листа».

Я поменял движения после отправки. Что делать? Появится оранжевое предупреждение «Движения изменены после последней отправки». Нажмите «Заполнено и проверено» ещё раз — уйдёт свежий отчёт. Прошлые отправки останутся в списке.

Получатель нажал «Отмена», а потом передумал. Можно ли поменять? Да. Он может снова открыть письмо, выбрать другой ответ и подтвердить. Действует последний ответ.

У получателя написано «Не отправлено». Письмо не ушло — рядом указана причина. Проверьте, что почта написана без ошибок, и отправьте отчёт ещё раз.

Письмо не пришло. Попросите получателя посмотреть в папке «Спам». Если и там пусто, проверьте адрес в «Настройки» → «Почты шорт-листа».

Кто может вносить движения и отправлять отчёт? Те, у кого есть право на шорт-листы. Смотреть вкладки, счета и ответы могут все, кто видит сам шорт-лист.