Реестр платежей (Long List)
Назначение процесса
Реестр платежей (Long List) — это единый инструмент управления всеми платёжными обязательствами компании. В него автоматически поступают согласованные заявки на оплату, счета, документы из системы электронного документооборота (ЭДО) и другие финансовые документы, требующие оплаты.
Реестр позволяет финансовой службе планировать платежи, контролировать исполнение бюджета и формировать платёжные корзины для дальнейшего согласования.
Цель процесса
Процесс обеспечивает:
- централизованный учёт всех платежей компании;
- контроль очерёдности оплаты;
- управление денежными потоками;
- прозрачность согласования платежей;
- автоматическую передачу данных в учётную систему 1С;
- контроль исполнения бюджета проектов.
Ответственные пользователи
Работа с реестром осуществляется следующими сотрудниками:
- казначей;
- финансовые менеджеры.
Они отвечают за формирование платёжного календаря, распределение платежей и подготовку документов к оплате.
Источники поступления данных
В реестр платежей автоматически поступают документы из следующих процессов:
- заявки на закупку;
- документы ЭДО;
- счета на оплату;
- акты выполненных работ;
- другие согласованные платёжные документы.
Все записи сохраняют связь с исходным документом, что позволяет быстро перейти к первоисточнику и проверить основание для оплаты.
Информация, содержащаяся в реестре
Для каждого платежа отображаются основные сведения:
- статус документа;
- контрагент;
- банковские реквизиты;
- код назначения платежа (КНП);
- БИН контрагента;
- договор;
- проект;
- номер документа-основания;
- подразделение;
- статья бюджета;
- корзина платежей;
- источник создания документа (заявка, ЭДО и др.).
Это обеспечивает полный контроль над каждым платежом и позволяет быстро анализировать финансовые обязательства компании.
Возможности работы с реестром
Финансовая служба может выполнять следующие действия.
Консолидация платежей Система объединяет несколько счетов одного контрагента в одну платёжную позицию, что позволяет оптимизировать проведение платежей и уменьшить количество банковских операций.
Корректировка параметров платежа При наличии соответствующих полномочий допускается изменение:
- плановой даты оплаты;
- статьи бюджета;
- суммы платежа;
- типа оплаты;
- счёта управляющей компании;
- счёта генерального подрядчика.
Все изменения фиксируются в журнале действий пользователя.
Проведение оплаты Финансовый директор имеет возможность отметить платёж как оплаченный непосредственно в системе после подтверждения банковской операции.
Галочка «Только мои»
Для чего. Чтобы быстро увидеть только те платежи, которые появились из ваших документов — заявок, ЭДО, заказов или обязательств, которые создали именно вы.
Где найти. Меню «Финансы» → «Реестр платежей». Галочка «Только мои» стоит в строке под фильтрами, рядом с галочками «Оплаченные» и «Архивные».
Как пользоваться.
- Откройте реестр платежей.
- Поставьте галочку «Только мои» — в списке останутся только ваши платежи.
- Снимите галочку — снова увидите все платежи, которые вам доступны.
- Если нажать на контрагента, в открывшемся окне галочка будет стоять так же, как в реестре. Кнопка «Скачать» тоже учитывает эту галочку.
Что будет в результате. Список, итоговые суммы и файл Excel показывают только платежи, где вы — автор исходного документа.
Частые вопросы.
- Почему галочка уже стоит, хотя я её не ставил? Если у вас нет доступа ко всем проектам, реестр по умолчанию открывается со «своими» платежами. Галочку можно снять в любой момент.
- Я снял галочку, а в следующий раз она снова снята? Да, реестр запоминает ваш выбор на этом компьютере.
- Почему моего платежа нет в списке «Только мои»? Платёж считается вашим, если вы создали исходную заявку, документ ЭДО, заказ или обязательство. Если документ создал коллега, платёж будет «его».
Формирование платёжных корзин
Казначеи формируют платёжные корзины (Short List), объединяя платежи в соответствии с:
- приоритетностью;
- сроками оплаты;
- доступным бюджетом;
- потребностями проектов.
При формировании корзины допускается корректировка:
- сумм;
- статей бюджета;
- счетов для оплаты;
- дат проведения платежей.
После завершения формирования корзина направляется на согласование.
Согласование платёжной корзины
Каждая сформированная корзина проходит этап согласования.
Этап 1 Согласование выполняют:
- директор;
- финансовый менеджер.
На данном этапе проверяются:
- наличие финансирования;
- соответствие бюджета;
- обоснованность расходов;
- приоритетность платежей.
После окончательного согласования начинается процедура оплаты.
Как работать со страницей шорт-листа (вкладки по проектам, счета проектов, отчёт на почту и ответы «Ок» / «Отмена»), описано в разделе Шорт-листы.
Интеграция с 1С
После утверждения платёжной корзины система автоматически выполняет синхронизацию с 1С. В результате:
- создаётся платёжное поручение;
- передаются необходимые реквизиты;
- фиксируется информация для бухгалтерского учёта.
Это исключает повторный ввод данных и снижает вероятность ошибок.
Завершение процесса
После проведения банковского платежа:
- документ получает статус «Оплачено»;
- информация передаётся в финансовую отчётность;
- данные отражаются в отчёте о движении денежных средств (ДДС);
- обновляется статус исполнения бюджета по проекту.
Ответственность участников
| Участник | Ответственность |
|---|---|
| Финансовый менеджер | Ведение реестра, формирование платёжных корзин, корректировка параметров платежей |
| Директор | Проверка производственной необходимости платежей |
| Бухгалтерия | Проведение платежей, отражение операций в бухгалтерском учёте |
| Система 1С | Автоматическое создание платёжных поручений и учёт финансовых операций |
Особенности процесса
- Все согласованные платёжные документы автоматически попадают в реестр без повторного ввода данных.
- Каждая запись сохраняет связь с первичным документом и историю всех изменений.
- Платежи можно группировать по проектам, подразделениям, контрагентам, статьям бюджета и срокам оплаты.
- Система поддерживает консолидацию нескольких счетов одного контрагента в один платёж.
- После утверждения корзины данные автоматически синхронизируются с 1С, где формируются платёжные поручения.
- Все действия пользователей фиксируются в журнале аудита, что обеспечивает прозрачность процесса и возможность последующего контроля.
Результат процесса
В результате использования реестра платежей компания получает:
- единый источник информации по всем обязательствам;
- прозрачное планирование и контроль платежей;
- сокращение времени на обработку финансовых документов;
- автоматизированное формирование платёжных поручений;
- актуальную финансовую отчётность и контроль исполнения бюджета;
- повышение эффективности взаимодействия между финансовой службой, руководителями проектов и бухгалтерией.