Реестр платежей (Long List)

Назначение процесса

Реестр платежей (Long List) — это единый инструмент управления всеми платёжными обязательствами компании. В него автоматически поступают согласованные заявки на оплату, счета, документы из системы электронного документооборота (ЭДО) и другие финансовые документы, требующие оплаты.

Реестр позволяет финансовой службе планировать платежи, контролировать исполнение бюджета и формировать платёжные корзины для дальнейшего согласования.

Цель процесса

Процесс обеспечивает:

• централизованный учёт всех платежей компании;
• контроль очерёдности оплаты;
• управление денежными потоками;
• прозрачность согласования платежей;
• автоматическую передачу данных в учётную систему 1С;
• контроль исполнения бюджета проектов.

Ответственные пользователи

Работа с реестром осуществляется следующими сотрудниками:

• казначей;
• финансовые менеджеры.

Они отвечают за формирование платёжного календаря, распределение платежей и подготовку документов к оплате.

Источники поступления данных

В реестр платежей автоматически поступают документы из следующих процессов:

• заявки на закупку;
• документы ЭДО;
• счета на оплату;
• акты выполненных работ;
• другие согласованные платёжные документы.

Все записи сохраняют связь с исходным документом, что позволяет быстро перейти к первоисточнику и проверить основание для оплаты.

Информация, содержащаяся в реестре

Для каждого платежа отображаются основные сведения:

• статус документа;
• контрагент;
• банковские реквизиты;
• код назначения платежа (КНП);
• БИН контрагента;
• договор;
• проект;
• номер документа-основания;
• подразделение;
• статья бюджета;
• корзина платежей;
• источник создания документа (заявка, ЭДО и др.).

Это обеспечивает полный контроль над каждым платежом и позволяет быстро анализировать финансовые обязательства компании.

Возможности работы с реестром

Финансовая служба может выполнять следующие действия.

Консолидация платежей Система объединяет несколько счетов одного контрагента в одну платёжную позицию, что позволяет оптимизировать проведение платежей и уменьшить количество банковских операций.

Корректировка параметров платежа При наличии соответствующих полномочий допускается изменение:

• плановой даты оплаты;
• статьи бюджета;
• суммы платежа;
• типа оплаты;
• счёта управляющей компании;
• счёта генерального подрядчика.

Все изменения фиксируются в журнале действий пользователя.

Проведение оплаты Финансовый директор имеет возможность отметить платёж как оплаченный непосредственно в системе после подтверждения банковской операции.

Формирование платёжных корзин

Казначеи формируют платёжные корзины (Short List), объединяя платежи в соответствии с:

• приоритетностью;
• сроками оплаты;
• доступным бюджетом;
• потребностями проектов.

При формировании корзины допускается корректировка:

• сумм;
• статей бюджета;
• счетов для оплаты;
• дат проведения платежей.

После завершения формирования корзина направляется на согласование.

Согласование платёжной корзины

Каждая сформированная корзина проходит этап согласования.

Этап 1 Согласование выполняют:

• директор;
• финансовый менеджер.

На данном этапе проверяются:

• наличие финансирования;
• соответствие бюджета;
• обоснованность расходов;
• приоритетность платежей.

После окончательного согласования начинается процедура оплаты.

Интеграция с 1С

После утверждения платёжной корзины система автоматически выполняет синхронизацию с 1С. В результате:

• создаётся платёжное поручение;
• передаются необходимые реквизиты;
• фиксируется информация для бухгалтерского учёта.

Это исключает повторный ввод данных и снижает вероятность ошибок.

Завершение процесса

После проведения банковского платежа:

• документ получает статус «Оплачено»;
• информация передаётся в финансовую отчётность;
• данные отражаются в отчёте о движении денежных средств (ДДС);
• обновляется статус исполнения бюджета по проекту.

Ответственность участников

Участник	Ответственность
Финансовый менеджер	Ведение реестра, формирование платёжных корзин, корректировка параметров платежей
Директор	Проверка производственной необходимости платежей
Бухгалтерия	Проведение платежей, отражение операций в бухгалтерском учёте
Система 1С	Автоматическое создание платёжных поручений и учёт финансовых операций

Особенности процесса

• Все согласованные платёжные документы автоматически попадают в реестр без повторного ввода данных.
• Каждая запись сохраняет связь с первичным документом и историю всех изменений.
• Платежи можно группировать по проектам, подразделениям, контрагентам, статьям бюджета и срокам оплаты.
• Система поддерживает консолидацию нескольких счетов одного контрагента в один платёж.
• После утверждения корзины данные автоматически синхронизируются с 1С, где формируются платёжные поручения.
• Все действия пользователей фиксируются в журнале аудита, что обеспечивает прозрачность процесса и возможность последующего контроля.

Результат процесса

В результате использования реестра платежей компания получает:

• единый источник информации по всем обязательствам;
• прозрачное планирование и контроль платежей;
• сокращение времени на обработку финансовых документов;
• автоматизированное формирование платёжных поручений;
• актуальную финансовую отчётность и контроль исполнения бюджета;
• повышение эффективности взаимодействия между финансовой службой, руководителями проектов и бухгалтерией.