Календарь обязательств

Для чего этот раздел

Раздел помогает не забывать про обязательные платежи: возвраты клиентам по расторгнутым ДДУ и договорам бронирования, медиативные соглашения, судебные решения, гарантийные письма, налоги по итогам проверки, договоры уступки (цессии), оплату IT-услуг и кредитные договоры. Ещё он сам считает пеню, если платёж просрочен.

Вы один раз записываете документ и график: «20 сентября — 300 000, 20 октября — ещё 300 000». Дальше система сама показывает эти платежи в календаре и заранее предупреждает, когда срок оплаты близко.

Где найти раздел

В меню слева (или в верхнем меню) нажмите «Реестр» → «Реестр обязательных платежей».

примечание

Если пункта нет в меню, у вас нет доступа. Попросите администратора выдать вашей должности право «Реестр обязательных платежей» (Настройки → Должности).

Кто вносит данные

• по материалам — снабженцы;
• по услугам — руководитель проекта и юристы.

Доступ к разделу даётся должности, поэтому вносить и менять данные могут те, у кого есть это право.

Две вкладки

Вверху страницы две кнопки:

• «Календарь» — месяц с платежами по дням;
• «Список обязательств» — все документы, по которым нужно платить.

Над списком обязательств есть плашка «Срочно к оплате» с иконкой огня. Это сумма, которую нужно заплатить в ближайшие 3 дня (например, сегодня 1 октября — считаются платежи по 4 октября включительно), плюс всё просроченное. Если такая сумма есть, огонёк «горит» и шевелится; если ноль — иконка серая. Сумма учитывает выбранные фильтры списка.

Как добавить документ

Вкладки карточки

Карточка документа разделена на вкладки:

• Данные документа — вид, проект, статья, валюта, стороны, участники и их роли;
• Файлы — основной файл с ИИ-анализом и прочие файлы;
• График платежей — итоги, график и платежи без даты;
• Пеня и История.

У нового документа сначала доступны только «Данные» и «Файлы».

Самый быстрый способ — загрузить файл, остальное сделает ИИ

1. Откройте вкладку «Список обязательств» и нажмите «Создать документ».
2. В блоке «Основной файл и ИИ-анализ» нажмите «Загрузить основной файл» и выберите скан или файл документа (PDF, фото, Word или Excel).
3. Подождите около минуты. Пока ИИ читает документ, горит надпись «ИИ анализирует документ…». Карточка обновится сама.

ИИ сам определит:

• вид документа;
• стороны и кем каждая является (должник, кредитор, гарант, медиатор…);
• что происходит в документе — коротко и простыми словами;
• основные выводы — риски, на что обратить внимание, что сделать (поле «Основные выводы (ИИ)», его можно поправить);
• краткие условия;
• график платежей — когда и сколько платить;
• условия пени за просрочку.

Если второй стороны нет в справочнике контрагентов. ИИ ищет её по БИН. Если такого БИН в справочнике нет, ИИ сам заведёт нового контрагента: возьмёт название и реквизиты (директор, адрес, ОКЭД и т.д.) из госреестров по БИН и подставит его в документ. В блоке «Проверьте» появится строка «ИИ завёл его сам», а в карточке контрагента — фиолетовая отметка «Создан ИИ» со ссылкой на документ, из которого он взялся. Откройте карточку и проверьте реквизиты. Если БИН в документе прочитать не удалось, контрагента не создадут — выберите его вручную.

Нашу компанию ИИ узнаёт по БИН, а если БИН в документе пропущен — по названию. Как записано название, неважно: «Товарищество с ограниченной ответственностью "Альфа"» и «ТОО "Альфа"» — для ИИ одна и та же компания.

Исполнительная надпись нотариуса (или исполнительный лист) попадает в вид «Исполнительная надпись». Должник — тот, с кого «взыскать», кредитор — тот, «в пользу» кого. Сумма — общая сумма к взысканию вместе с расходами нотариуса. Срока оплаты в надписи нет, поэтому ИИ ставит один платёж на дату надписи. Если нужна другая дата, поправьте её вручную.

Исковое заявление (а также заявление в банк на получение транша и изменения к нему) попадает в вид «Исковое заявление». ИИ выпишет все суммы — например, остаток долга в тенге и ту же сумму в долларах после пересчёта. Ставку вознаграждения («8,5% годовых») ИИ запишет в условия, а не в пеню. Если графика платежей в документе нет, ИИ предупредит об этом — добавьте платежи вручную.

Всё это сразу попадёт в документ. Ниже результата ИИ есть жёлтый блок «Проверьте» — там то, в чём ИИ не уверен. Обязательно проверьте данные и поправьте, если нужно.

warning

ИИ анализирует документы до 10 страниц. Если файл больше — появится жёлтое предупреждение «ИИ-анализ не выполнялся». Заполните документ вручную или загрузите вместо него короткий файл (например, только нужные страницы).

Если такой же файл уже загружали в другой документ, ИИ повторно не вызывается — результат берётся готовый (в подписи анализа будет «повтор анализа №…»).

примечание

Загрузить основной файл заново и повторить анализ может только администратор. Если ИИ ошибся — просто поправьте поля вручную.

Вручную

1. Нажмите «Создать документ», не загружая файл, и заполните «Данные документа»:
   • Вид документа;
   • Проекты — таблица: нажмите «Добавить проект», выберите проект и впишите, какая сумма документа приходится на него. Проектов может быть несколько, внизу виден итог. Первый проект в таблице — основной: он попадёт в реестр платежей и шорт-лист. Лишнюю строку убирает значок корзины;
   • Статья бюджета — тоже попадёт в реестр платежей и шорт-лист;
   • Генподрядчик (УК) и контрагент, а рядом — кем они являются по документу;
   • Что происходит в документе и краткие условия — своими словами;
   • Комментарий — любые пояснения.
2. Нажмите «Сохранить». Появятся остальные блоки карточки.

Для налогов и возврата клиенту по ДДУ контрагента из справочника можно не выбирать — клиента-физлицо добавьте участником (см. ниже).

Участники и их роли

Если в документе больше двух сторон (гарант, новый кредитор после цессии, медиатор, суд, клиент-физлицо), добавьте их в блоке «Участники и их роли»:

1. Выберите контрагента из справочника или впишите имя и БИН/ИИН вручную.
2. Выберите, кем он является, и при желании напишите пояснение.
3. Нажмите «Добавить участника».

Так сразу видно, кто связан с документом и в какой роли.

Если документ разбирал ИИ, он сам записывает в участники всех, кого нашёл в документе: компании, людей, нотариуса, суд. Тех, кого нет в справочнике, он записывает просто текстом — имя и БИН, как в документе. Такие строки помечены фиолетовым значком «ИИ».

Суммы из документа

В блоке «Суммы из документа» (вкладка «Данные документа») собраны все суммы, которые написаны в самом документе, — каждая отдельной строкой, с пояснением, что это за деньги. Например, по исполнительной надписи:

• «Задолженность за период» — 75 719 635 ₸;
• «Расходы по совершению исполнительной надписи» — 757 196 ₸;
• «Общая сумма к взысканию» — 76 476 831 ₸.

Эти строки заполняет ИИ, когда разбирает файл. Сумму можно добавить и самому: впишите, что это за сумма, саму сумму и нажмите «Добавить сумму». Лишнюю строку уберите крестиком.

примечание

Это справка «что написано в документе». На график платежей, пеню и итоги эти суммы не влияют — платить система будет по графику.

Пеня

В блоке «Пеня» выберите один из трёх вариантов:

• Без пени;
• Сумма вручную — впишите сумму сами;
• Считать по правилу — система будет считать пеню сама на любой день.

Правило задаётся так же, как написано в документе, например:

• «0,1% за каждый день просрочки» → % от долга за день, 0,1;
• «1,25 базовой ставки НБРК» → Базовая ставка НБРК × коэффициент, 1,25;
• «пеня с 31-го дня» → в поле «с» поставьте 31;
• «но не более 10% от суммы» → Ограничение: не более 10% от суммы документа.

Нажмите «Сохранить пеню». Ниже появится расчёт: сколько пени набежало, за какие дни и с какой суммы. Выберите другую дату вверху расчёта — увидите пеню на ту дату.

Для налогов и судебных решений правило подставляется само (по базовой ставке НБРК) — его можно изменить.

График платежей и оплаты

В самом верху вкладки — цветная карта года: каждый квадратик — один день, недели идут слева направо. Квадратик закрашен, если на этот день есть платёж:

• синий — платёж нужно оплатить (срок ещё не прошёл);
• оранжевый — оплачен частично;
• зелёный — оплачен полностью;
• красный — срок прошёл, а платёж не оплачен.

Наведите мышку на квадратик — увидите дату и суммы. Справа можно выбрать год. Сегодняшний день обведён рамкой.

1. В блоке «Добавить платёж в график» выберите срок оплаты, впишите сумму и при желании комментарий (например, «основной долг за ноябрь»).
2. Нажмите «Добавить». Повторите для каждой даты.

Сумму документа вписывать не нужно — система сама складывает все платежи из графика.

Каждая строка графика сразу появляется в «Реестре платежей» (источник — «Обязательство №…»), с проектом и статьёй бюджета документа.

Когда пора платить, нажмите «+» в нужной строке:

1. Впишите сумму. Сразу подставлено всё, что ещё не оплачено, но можно вписать меньше — оплатить частично.
2. Нажмите «Создать шорт-лист».

Создастся согласованный шорт-лист на эту сумму (его видно в разделе «Финансы → Шорт-листы»). В строке графика появится ссылка «Шорт-лист №…».

У шорт-листа в строке есть кнопки:

• «Оплачен» — когда деньги ушли: укажите дату оплаты и нажмите «Подтвердить». Оплаченная сумма вычтется из остатка, пеня пересчитается;
• «Сумма» — поменять сумму. Меняется тот же шорт-лист, связь не теряется;
• «Отменить» — если шорт-лист создали по ошибке.

Строку графика можно «Изменить», пока она не оплачена полностью (сумму нельзя сделать меньше уже оплаченной и отправленной в шорт-листы), и «Удалить», пока по ней нет оплат и шорт-листов.

Можно нажимать «+» несколько раз — каждая оплата идёт своим шорт-листом (например, заплатили 300 000, потом ещё 200 000).

Платежи без даты

Для платежей, у которых нет срока по графику (вознаграждение по кредиту, комиссия и т.п.), есть блок «Платежи без даты»:

1. Выберите статью бюджета (если не выбрать — возьмётся статья документа).
2. Впишите сумму и комментарий (например, «вознаграждение за октябрь»).
3. Нажмите «Добавить».

Платёж сразу уходит в согласованный шорт-лист на всю сумму. Нажмите «Изменить», чтобы поправить статью, сумму или комментарий — изменится тот же шорт-лист. Когда деньги ушли — нажмите у шорт-листа «Оплачен» и укажите дату.

Платежи без даты входят в сумму документа, но не попадают в календарь, предупреждения и расчёт пени (у них нет срока).

Валюта: тенге и доллары

У каждого платежа есть валюта — KZT или USD (по умолчанию — «Валюта по умолчанию» документа на вкладке «Данные»).

• Нажмите на сумму в графике — она покажется в другой валюте по курсу Нацбанка на сегодня.
• Над списком обязательств — четыре плашки: «Общая сумма», «Оплачено», «Срочно к оплате» и «Остаток» по всем документам, которые подходят под выбранные фильтры (не только на текущей странице), тоже в тенге и в долларах. Нажмите ещё раз — вернётся обратно.
• Вверху графика — итоги сразу в тенге и в долларах: общая сумма, оплачено и остаток.
• По долларовому платежу сумму для «+» вводите в долларах. В шорт-лист и реестр платежей она уйдёт в тенге по курсу Нацбанка на сегодня, и этот курс запоминается в шорт-листе (видно «= … ₸, курс …»).
• Курс берётся автоматически с сайта Нацбанка.
• В календаре (итог месяца, суммы дня, каждый платёж) и в списке обязательств (сумма, оплачено, остаток, пени) суммы показаны сразу в двух валютах: крупно — в тенге, ниже мелким серым — в долларах по курсу Нацбанка на сегодня.

Выгрузка в Excel

Во вкладке «Список обязательств» справа над таблицей выберите период («Платежи с … по …») и нажмите «Скачать Excel». В файле два листа:

• «Платежи периода» — все платежи, у которых срок оплаты в этом периоде: документ, стороны, проект, код и название статьи, сумма, сколько оплачено, сколько в шорт-листах, остаток, пеня и статус.
• «Оплаты за период» — все оплаты, которые прошли в этом периоде: дата оплаты, сколько оплачено (в валюте и в тенге), документ, стороны, проект, код и название статьи, срок по графику, номер шорт-листа и кто его оформил. Внизу — итог оплат в тенге.

Если в списке выбран вид документа или ГП (УК), выгрузка учтёт и их.

Прочие файлы

В блоке «Прочие файлы» нажмите «Прикрепить файл», чтобы добавить дополнительные документы: переписку, квитанции и т.д.

История

В самом низу карточки записано всё, что происходило с документом: кто и когда создал платёж, кто и сколько оплатил, что заполнил ИИ, кто что изменил.

Проекты в списке документов

В списке документов в колонке «Проекты» видны все проекты документа и сумма каждого. Чтобы увидеть документы только одного проекта, выберите его в фильтре «Все проекты» над таблицей — останутся документы, где этот проект есть в таблице проектов (основной он или нет).

Как работает календарь

Во вкладке «Календарь» в клетках дней видны платежи из ваших графиков.

• Красный фон — в этот день есть просроченный платёж.
• Оранжевый фон — срок оплаты через 3 дня или ближе.
• Нажмите на день — справа откроется список платежей этого дня, оттуда можно перейти в документ.
• Сверху можно переключать месяцы, выбирать «Неоплаченные» / «Оплаченные» / «Все», искать по контрагенту и выбирать Генподрядчика (УК).
• Справа вверху две суммы: «За месяц» — сколько платежей в выбранном месяце, и красная «Просрочено» — сколько всего не оплачено в срок за всё время, а не только в этом месяце. Красная сумма появляется, только если просрочка есть. Она учитывает выбранного Генподрядчика и поиск по контрагенту.
• Нажмите на красную сумму «Просрочено» — справа откроется панель, где видно, из чего она сложилась: список документов (сверху — с самой большой просрочкой), а в каждом — какие платежи не оплачены, с какой даты и на сколько дней опоздали. Если платёж оплачен частично, там же написано, сколько уже оплачено. Кнопка «Открыть документ» откроет карточку документа.

Общая картина

Кнопка «Общая картина» рядом с переключателем месяцев открывает справа три цветные карты — прошлый, текущий и следующий год — по всем документам сразу. Цвета те же, что в карточке документа (синий, оранжевый, зелёный, красный). Если в календаре выбран Генподрядчик или введён поиск по контрагенту, карты покажут только его платежи. Нажмите на день — откроется список платежей этого дня.

Предупреждения о скором платеже

Когда до срока платежа остаётся 3 дня или меньше (или срок уже прошёл), система:

• присылает уведомление в OKS, пуш на телефон и письмо на рабочую почту — каждый платёж один раз. В письме есть кнопка «Открыть календарь платежей»;
• если есть просроченные платежи, в начале каждого такого сообщения пишется общий итог, например: «⚠️ Просрочено 10 платежей на сумму 2 000 000 ₸ (самый ранний срок — 01.09.2026)». В итог входят все неоплаченные просрочки, даже те, о которых уже сообщали раньше;
• каждое утро в 8:00 напоминает о просрочке, даже если новых платежей нет, — пока все просроченные платежи не будут оплачены;
• показывает в верхней части сайта красный значок «Платежи горят» с будильником и числом — сколько платежей горит. Надпись на значке по очереди меняется: «Платежи горят» и «Важно оплатить». Значок пульсирует, чтобы его было видно сразу. Нажмите на него — откроется календарь.

На телефоне значок компактный: красный кружок с будильником и числом, рядом с кнопкой меню (три полоски).

Значок пропадёт, когда платежи будут оплачены полностью.

Кто получает предупреждения

Получателей выбирает администратор: Настройки → Финансы → «Обязательные платежи». Выберите людей из списка и нажмите «Сохранить». Если никого не выбрать, предупреждений не будет ни у кого.

Письмо придёт, только если у человека в профиле рабочая почта @oks.group или @oksd.kz. Пуш придёт, только если человек хотя бы раз входил в мобильное приложение OKS на телефоне.

Базовая ставка НБРК

Пеня «× ставка НБРК» считается по таблице ставок Нацбанка: Настройки → Финансы → «Ставка НБРК». Когда Нацбанк меняет ставку, администратор нажимает «Добавить ставку», указывает дату, с которой она действует, и ставку, затем «Сохранить».

Частые вопросы

Я не вижу значок «Платежи горят», хотя платёж скоро. Значок видят только те, кого выбрали получателями в настройках. Попросите администратора добавить вас.

Можно ли поменять срок платежа? Да, пока платёж не оплачен полностью: нажмите «Изменить» в строке платежа. Предупреждение о новом сроке придёт заново.

Сумма документа не меняется, когда я её правлю. Её и не нужно править: она всегда равна сумме платежей. Добавьте, измените или удалите платёж — сумма пересчитается сама.

Заплатили только часть — как отметить? Нажмите «+», впишите ту сумму, которую платите, и создайте шорт-лист. Когда деньги ушли — нажмите у шорт-листа «Оплачен». Остаток останется в графике.

Поменяли сумму — шорт-лист потерялся? Нет. И при изменении суммы строки, и при изменении суммы шорт-листа связь сохраняется — это та же запись в реестре платежей.

ИИ неправильно понял документ. Поправьте поля вручную — это может любой, у кого есть доступ. Повторить анализ может только администратор.

Как сфотографировать документ, чтобы ИИ прочитал его правильно? Снимайте лист целиком, ровно и при хорошем свете, чтобы текст был резким. Если фото получилось «боком», система сама его повернёт, но лучше всего — загрузить PDF-файл документа, если он есть.

В расчёте пени ошибка «Нет базовой ставки НБРК». В таблице ставок нет ставки на нужную дату. Попросите администратора добавить её в Настройках → Финансы → «Ставка НБРК».

Почему день на карте красный, хотя часть платежей в нём оплачена? Если в один день несколько платежей, день красится по самому срочному: красный важнее оранжевого, оранжевый — синего, синий — зелёного.

Я удалил документ по ошибке. Обратитесь к разработчикам: документ и его история сохраняются в системе, его можно вернуть.

Почему у меня в списке нет кнопки «Удалить»? Удалять документы могут только сотрудники, которым это специально разрешено. Если удалить документ нужно, попросите руководителя или администратора включить вашей должности право «Обязательные платежи: удаление документов» (Настройки → Должности).