Счёт в 1С из платежа
Для чего это
Когда вы создаёте ЭДО со счётом на оплату, система распознаёт счёт: номер, сумму и позиции. Раньше бухгалтер потом заново вбивал этот же счёт в 1С вручную. Теперь счёт можно создать в 1С одной кнопкой прямо из карточки платежа.
Плюс от этого не только в экономии времени. Система запоминает, какой счёт в 1С создан из вашего ЭДО, поэтому когда поставщик привезёт товар, она точно поймёт, что это ваша закупка, и напомнит именно вам принести закрывающие документы (см. «Реестр должников»).
Где найти
Откройте платёж в реестре платежей (или в шорт-листе, или кнопкой платежа в самом ЭДО). В правой части карточки, рядом с кнопками «Сохранить» и «Оплатить», есть кнопка «Отправить счёт в 1С». Она открывает окно счёта.
Счёт берётся из ЭДО, из которого создан платёж. Поэтому кнопка работает только у платежей из ЭДО со счётом на оплату. У платежей из заявки кнопка серая — у заявки нет счёта с номером, который нужен 1С.
Если счёт уже отправлен, на кнопке будет написано «Счёт в 1С создан» или «Счёт отправляется в 1С» — по ней можно открыть окно и посмотреть подробности.
Смотреть окно может любой сотрудник. Выбирать номенклатуру и создавать счёт — только тот, кому дали право «Создание счетов в 1С» (Настройки → Должности).
Как пользоваться
- Нажмите «Отправить счёт в 1С» в карточке платежа.
- Вверху — номер счёта, поставщик и база 1С (её система берёт по генподрядчику проекта ЭДО).
- Ниже — позиции счёта. Напротив каждой нужно выбрать номенклатуру 1С, то есть товар или услугу так, как они называются в 1С.
- Нажмите «Подобрать номенклатуру» — система сама подставит:
- то, что вы выбирали для этого поставщика в прошлый раз (пометка «как в прошлый раз»);
- самое похожее название (пометка «подобрано по названию»).
- Проверьте подобранное. Если не то или пусто («Выбрать номенклатуру» жёлтым) — нажмите на позицию, начните печатать название, код или артикул и выберите нужное из списка. Ваш выбор система запомнит и в следующий раз подставит сама. Крестик рядом очищает выбор.
- Когда всё заполнено, появится зелёная надпись «Всё заполнено, можно создавать счёт в 1С». Нажмите «Создать счёт в 1С».
- Статус сменится на «Отправляется в 1С», а через несколько секунд — на «Создан в 1С». Чтобы увидеть новый статус, нажмите «Обновить статус».
Что будет в результате
В 1С появится документ «Счёт на оплату поставщика» с номером и датой счёта поставщика, позициями, суммой, договором поставщика и складом проекта. В комментарии будет написано «OASIS: ЭДО №…» и ссылка на ЭДО.
Если такой счёт (с тем же номером у того же поставщика) бухгалтер уже завёл в 1С сам, второй не создаётся — система просто привяжется к нему. В панели будет написано «такой счёт уже был в 1С, мы привязались к нему».
После отправки позиции менять нельзя.
Частые вопросы
Кнопка «Отправить счёт в 1С» в платеже серая. Наведите на неё мышку — появится подсказка. Обычно это платёж из заявки (счёт в 1С создаётся только по платежам из ЭДО) или в ЭДО не распознан счёт на оплату.
Раньше кнопка была в ЭДО — куда она делась? Переехала в карточку платежа: счёт в 1С нужен именно для оплаты, поэтому он теперь рядом с ней.
Кнопка «Создать счёт в 1С» серая. Над кнопками жёлтым написано, чего не хватает. Например:
- «В ЭДО не указан проект» — без проекта непонятно, в какую базу 1С создавать счёт;
- «Не выбрана номенклатура 1С у позиций: 3» — выберите номенклатуру у этих позиций;
- «Справочник номенклатуры этой базы ещё не загружен из 1С» — обратитесь к администратору (Настройки → 1С → Справочники 1С → «Обновить из 1С сейчас»).
Нужного товара нет в списке. Список берётся из 1С и обновляется каждую ночь. Если товар только что завели в 1С, попросите администратора обновить справочники или подождите до утра.
Статус «Ошибка». Под статусом написан текст ошибки из 1С. Покажите его администратору или в техподдержку. Исправив причину, можно снова нажать «Создать счёт в 1С».
Счёт создаётся сам, без кнопки? Пока нет — только по кнопке. Автоматическое создание (например, после согласования ЭДО) включим позже, когда бухгалтерия определится с порядком.