Перейти к основному содержимому

Запуск ЭДО и контрагенты

Инструкция по запуску документа в ЭДО и настройке контрагентов, необходимой для корректной работы электронного документооборота.

Запуск ЭДО​

В верхнем меню открывается раздел «ЭДО» — список запущенных документов с фильтрами по статусу, типу ЭДО, инициатору и отделу. Новый документ создаётся кнопкой «Запустить ЭДО».

Раздел ЭДО

В форме «Новый ЭДО» выбирается вид документа:

  • служебная записка;
  • предложение;
  • доклад;
  • отчёт;
  • счёт на оплату / другие платежи;
  • подотчёт.

После заполнения полей указываются согласующие (подписанты) и этап согласования для каждого из них.

Форма создания ЭДО

Для типов, связанных с оплатой (счёт на оплату/другие платежи, подотчёт), дополнительно указывается контрагент. Важно, чтобы у контрагента был указан банковский счёт — на странице «Контрагенты».

Выбор типа и счёта контрагента

Контрагенты​

Раздел «Контрагенты» содержит список всех контрагентов компании. Новый контрагент добавляется кнопкой «Добавить».

Список контрагентов

В карточке контрагента заполняются основные реквизиты, а также загружаются договоры и добавляются банковские счета.

Редактирование контрагента

В контрагентах важно проверить, что у всех контрагентов указан банковский счёт — это позволяет избежать ошибок при обработке платежей. При добавлении счёта можно отметить его как основной — тогда в ЭДО счёт контрагента будет подставляться автоматически.

Банковские счета контрагента

Автозаполнение по БИН и юр. форма​

Чтобы не набирать реквизиты вручную:

  1. Откройте карточку контрагента (или нажмите «Добавить»).
  2. Впишите БИН/ИИН — ровно 12 цифр.
  3. Нажмите «Проверить» рядом с полем.

Система сама подтянет из государственных реестров название, адрес, руководителя и другие данные. Длинные слова в названии сразу сокращаются:

  • «Товарищество с ограниченной ответственностью» → ТОО
  • «Индивидуальный предприниматель» → ИП
  • «Акционерное общество» → АО
  • «Государственное учреждение» или «гос. учреждение» → ГУ
  • «Физическое лицо» → ФЛ

Например, «Товарищество с ограниченной ответственностью "Альфа"» станет «ТОО "Альфа"».

Поле «Юр. форма» — это выпадающий список (ТОО / ИП / АО / ГУ / ФЛ). После «Проверить» оно заполняется само. Если система ошиблась, просто выберите нужный вариант из списка. Не забудьте нажать «Сохранить».

Частые вопросы

  • Юр. форма не заполнилась. Значит, в названии нет слов ТОО, ИП, АО, ГУ или ФЛ — выберите форму вручную.
  • Как найти всех ИП (или ТОО и т.д.)? На странице «Контрагенты» рядом с поиском есть список «Юр. форма...» — выберите нужную форму. Вариант «Не указана» покажет тех, у кого форму ещё не выбрали. Крестик в списке сбрасывает фильтр. Кнопка «Скачать» выгрузит в Excel только отфильтрованных.
  • Зачем нужна юр. форма? Она подставляется в договоры: например, у ИП пишется «на основании талона», у ТОО — «на основании Устава».

См. также​