ЭДО - оформление документов

Процесс оформления документов через ЭДО (электронного документооборота)

Назначение процесса

Процесс предназначен для оформления и согласования документов на оплату через систему электронного документооборота (ЭДО). Он охватывает создание заявок на оплату счетов, оформление прочих платежей и заявок на выдачу денежных средств под отчёт.

После прохождения всех этапов согласования документы автоматически включаются в реестр платежей для последующей оплаты и отражаются в финансовой отчётности компании.

Цель процесса

Процесс обеспечивает:

• единый порядок оформления платёжных документов;
• контроль полноты и корректности данных;
• прозрачность процедуры согласования;
• своевременное проведение оплат;
• автоматическое формирование реестра платежей;
• отражение расходов в финансовом учёте.

Виды документов

В системе доступны следующие виды заявок:

• Счёт на оплату — для оплаты товаров, материалов, услуг и работ.
• Другие платежи — для расходов, не связанных с оплатой счёта поставщика (например, государственные пошлины, штрафы, аренда, коммунальные услуги и другие обязательные платежи).
• Подотчёт — для выдачи денежных средств сотрудникам на хозяйственные, представительские или производственные расходы.

Создание заявки на оплату

При оформлении счёта на оплату или другого платежа необходимо заполнить обязательные поля:

• наименование платежа;
• сумма;
• код назначения платежа (КНП);
• планируемая дата оплаты;
• контрагент;
• банковские реквизиты (счёт контрагента);
• договор;
• подразделение (отдел);
• статья бюджета;
• генеральный подрядчик (при необходимости);
• документ-основание (счёт, договор, акт и др.).

После заполнения формы инициатор выбирает маршрут согласования из утверждённого списка согласующих лиц.

Оформление подотчёта

Для оформления заявки на выдачу денежных средств под отчёт необходимо указать:

• назначение расхода;
• сотрудника (физическое лицо), которому выдаются средства;
• сумму;
• генерального подрядчика (при необходимости).

После заполнения документа также выбирается маршрут согласования.

Согласование документа

Все заявки проходят внутреннее согласование в соответствии с утверждённым маршрутом. В процессе согласования ответственные лица проверяют:

• обоснованность расходов;
• правильность заполнения реквизитов;
• наличие подтверждающих документов;
• соответствие бюджета;
• необходимость проведения платежа.

При обнаружении ошибок документ возвращается инициатору на доработку.

Передача в реестр платежей

После успешного согласования документ автоматически получает статус «Согласовано» и включается в реестр платежей.

На основании реестра финансовая служба формирует платёжный календарь и осуществляет оплату в соответствии с установленными сроками.

Проведение оплаты

После выполнения банковского платежа документ автоматически получает статус «Оплачено». Информация о произведённой оплате передаётся в систему финансового учёта.

Отражение в финансовой отчётности

После оплаты данные автоматически отображаются в отчёте «Факт движения денежных средств (ДДС) ГФР».

Расходы отражаются:

• по фактической дате оплаты;
• по выбранной статье бюджета;
• по подразделению;
• по проекту или объекту строительства (при наличии);
• по контрагенту.

Это обеспечивает актуальность финансовой отчётности и контроль исполнения бюджета компании.

Ответственность участников процесса

Участник	Ответственность
Инициатор	Создание и заполнение заявки на оплату или подотчёт
Руководитель подразделения	Проверка необходимости и обоснованности расходов
Финансовая служба	Контроль бюджета, согласование и включение заявки в реестр платежей
Бухгалтерия	Проведение оплаты и отражение операций в учёте
Руководство компании	Финальное согласование платежей в пределах установленных полномочий

Особенности процесса

• Все заявки оформляются исключительно через систему ЭДО.
• Заполнение обязательных полей является необходимым условием для отправки документа на согласование.
• Маршрут согласования выбирается из утверждённого перечня в зависимости от вида платежа и суммы.
• После согласования документ автоматически включается в реестр платежей, что исключает необходимость повторного ввода данных.
• Статус документа изменяется автоматически по мере прохождения этапов: «Черновик» → «На согласовании» → «Согласовано» → «В реестре платежей» → «Оплачено».
• Все действия пользователей фиксируются в системе, обеспечивая полную историю изменений и прозрачность процесса.

Результат процесса

После завершения процесса компания получает:

• корректно оформленный и согласованный платёжный документ;
• автоматическое включение документа в реестр платежей;
• своевременное проведение оплаты;
• актуальное отражение расходов в финансовой отчётности;
• прозрачный контроль исполнения бюджета и движения денежных средств.