ЭДО - оформление документов

Процесс оформления документов через ЭДО (электронного документооборота)

Назначение процесса

Процесс предназначен для оформления и согласования документов на оплату через систему электронного документооборота (ЭДО). Он охватывает создание заявок на оплату счетов, оформление прочих платежей и заявок на выдачу денежных средств под отчёт.

После прохождения всех этапов согласования документы автоматически включаются в реестр платежей для последующей оплаты и отражаются в финансовой отчётности компании.

Цель процесса

Процесс обеспечивает:

• единый порядок оформления платёжных документов;
• контроль полноты и корректности данных;
• прозрачность процедуры согласования;
• своевременное проведение оплат;
• автоматическое формирование реестра платежей;
• отражение расходов в финансовом учёте.

Виды документов

В системе доступны следующие виды заявок:

• Счёт на оплату — для оплаты товаров, материалов, услуг и работ.
• Другие платежи — для расходов, не связанных с оплатой счёта поставщика (например, государственные пошлины, штрафы, аренда, коммунальные услуги и другие обязательные платежи).
• Подотчёт — для выдачи денежных средств сотрудникам на хозяйственные, представительские или производственные расходы.

Создание заявки на оплату

При оформлении счёта на оплату или другого платежа необходимо заполнить обязательные поля:

• наименование платежа;
• сумма;
• код назначения платежа (КНП);
• планируемая дата оплаты;
• контрагент;
• банковские реквизиты (счёт контрагента);
• договор;
• подразделение (отдел);
• статья бюджета;
• генеральный подрядчик (при необходимости);
• документ-основание (счёт, договор, акт и др.).

После заполнения формы инициатор выбирает маршрут согласования из утверждённого списка согласующих лиц.

Договор в счёте на оплату

• В поле «Договор» показываются только действующие договоры контрагента. Договоры в черновике, на экспертизе или на согласовании выбрать нельзя — сначала их нужно довести до статуса «Действующий» в реестре договоров.
• Счёт можно оформить без договора, только пока сумма всех счетов без договора по этому контрагенту за год (вместе с новым счётом) не больше 100 МРП. Отклонённые, отозванные и удалённые ЭДО в эту сумму не входят. Если лимит превышен, система не даст сохранить ЭДО и покажет, сколько уже оформлено и сколько осталось. Подробнее — Счета на оплату без договора (100 МРП).

Заполнение счёта по фото или скану (OCR)

Если у вас есть счёт на оплату в виде фото или PDF, поля можно не вводить вручную:

1. В форме нового ЭДО «Счет на оплату» нажмите на синюю область «Распознать счёт (фото/скан)».
2. Выберите файл со счётом и подождите примерно полминуты.
3. Система сама заполнит название, сумму, КНП, контрагента, счёт контрагента, номер счёта, договор и позиции, а сам файл прикрепит к ЭДО.
4. Проверьте поля и при необходимости исправьте. Затем отправьте ЭДО как обычно.

Что будет потом. В карточке такого ЭДО рядом с номером появится метка «Заполнено через OCR», а в списке ЭДО — значок OCR. Нажмите на метку, и откроется таблица: что система прочитала из счёта и что сейчас записано в ЭДО. Напротив каждого поля написано «Совпадает», «Изменено вручную» или «Не распознано». Если после распознавания что-то правили руками, на метке будет видно, сколько полей изменено.

Частые вопросы

• Зачем эта метка? Согласующий сразу видит, что данные взяты из файла счёта, и может проверить, не исправлял ли кто-то сумму или реквизиты вручную.
• У старых ЭДО метки нет? Да, метка появляется только у ЭДО, заполненных через распознавание после обновления системы.
• Можно распознать файл ещё раз? Нет, распознать счёт можно один раз и только при создании ЭДО. Если ошиблись файлом, закройте форму, откройте её заново и распознайте нужный файл.

Оформление подотчёта

Для оформления заявки на выдачу денежных средств под отчёт необходимо указать:

• назначение расхода;
• сотрудника (физическое лицо), которому выдаются средства;
• сумму;
• генерального подрядчика (при необходимости).

После заполнения документа также выбирается маршрут согласования.

Согласование документа

Все заявки проходят внутреннее согласование в соответствии с утверждённым маршрутом. В процессе согласования ответственные лица проверяют:

• обоснованность расходов;
• правильность заполнения реквизитов;
• наличие подтверждающих документов;
• соответствие бюджета;
• необходимость проведения платежа.

При обнаружении ошибок документ возвращается инициатору на доработку.

Отклонение администратором

Администратор видит в карточке ЭДО красную кнопку «Отклонить» — даже если документ уже согласован.

1. Нажмите «Отклонить».
2. Напишите причину: что именно нужно исправить.
3. Нажмите «Отклонить» в окне.

Что произойдёт:

• ЭДО снова становится «В ожидании» (на согласовании), все подписи сбрасываются — согласующие подписывают документ заново, начиная с первого этапа;
• причина появляется в блоке «Комментарии» карточки;
• инициатор получает уведомление с причиной — ему нужно нажать «Редактировать ЭДО» и исправить документ; в окне редактирования в блоке «Согласовать с» есть кнопка «Поставить тех же согласующих» — она одним нажатием возвращает в список тех же людей, что согласовывали ЭДО раньше;
• согласующие первого этапа получают уведомление, что ЭДО вернулся на согласование;
• если по согласованному счёту уже создался платёж, он убирается — при новом согласовании создастся заново.

Кнопки нет у отклонённых, завершённых и отозванных ЭДО, а также у ЭДО договоров (договоры возвращаются в реестре договоров). Если платёж по ЭДО уже попал в шорт-лист или оплачен, отклонить ЭДО нельзя.

Передача в реестр платежей

После успешного согласования документ автоматически получает статус «Согласовано» и включается в реестр платежей.

На основании реестра финансовая служба формирует платёжный календарь и осуществляет оплату в соответствии с установленными сроками.

Проведение оплаты

После выполнения банковского платежа документ автоматически получает статус «Оплачено». Информация о произведённой оплате передаётся в систему финансового учёта.

Отражение в финансовой отчётности

После оплаты данные автоматически отображаются в отчёте «Факт движения денежных средств (ДДС) ГФР».

Расходы отражаются:

• по фактической дате оплаты;
• по выбранной статье бюджета;
• по подразделению;
• по проекту или объекту строительства (при наличии);
• по контрагенту.

Это обеспечивает актуальность финансовой отчётности и контроль исполнения бюджета компании.

Ответственность участников процесса

Участник	Ответственность
Инициатор	Создание и заполнение заявки на оплату или подотчёт
Руководитель подразделения	Проверка необходимости и обоснованности расходов
Финансовая служба	Контроль бюджета, согласование и включение заявки в реестр платежей
Бухгалтерия	Проведение оплаты и отражение операций в учёте
Руководство компании	Финальное согласование платежей в пределах установленных полномочий

Особенности процесса

• Все заявки оформляются исключительно через систему ЭДО.
• Заполнение обязательных полей является необходимым условием для отправки документа на согласование.
• Маршрут согласования выбирается из утверждённого перечня в зависимости от вида платежа и суммы.
• После согласования документ автоматически включается в реестр платежей, что исключает необходимость повторного ввода данных.
• Статус документа изменяется автоматически по мере прохождения этапов: «Черновик» → «На согласовании» → «Согласовано» → «В реестре платежей» → «Оплачено».
• Все действия пользователей фиксируются в системе, обеспечивая полную историю изменений и прозрачность процесса.

Результат процесса

После завершения процесса компания получает:

• корректно оформленный и согласованный платёжный документ;
• автоматическое включение документа в реестр платежей;
• своевременное проведение оплаты;
• актуальное отражение расходов в финансовой отчётности;
• прозрачный контроль исполнения бюджета и движения денежных средств.

Кто чьи документы видит (Видимость)

Обычно сотрудник видит в реестре ЭДО только «свои» документы: те, которые он создал, где он ответственный или где он должен подписать. Иногда руководителю нужно видеть документы своих подчинённых — для этого есть настройка «Видимость».

Где найти: Настройки → в левом меню блок «Видимость» → ЭДО. Раздел доступен только администратору.

Как настроить:

1. Нажмите «Добавить» — появится новая строка.
2. В левом поле выберите сотрудника, который будет смотреть (например, руководителя отдела).
3. В правом поле выберите одного или нескольких сотрудников, чьи документы он будет видеть.
4. Повторите для других сотрудников, если нужно.
5. Нажмите «Сохранить».

Чтобы убрать доступ — нажмите на значок корзины в строке и сохраните.

Что получится: выбранный сотрудник увидит в реестре ЭДО все документы указанных людей — где они создатели, ответственные или подписывающие.

Частые вопросы

• Сможет ли он подписать или отклонить чужой документ? Нет. Он может только смотреть: открыть карточку и прочитать переписку. Подписывать и писать сообщения он не сможет.
• Будут ли ему приходить уведомления по этим документам? Нет, уведомления получают только участники документа.
• Почему он не видит договор сотрудника? Договоры появляются только после того, как их проверит юрист («Экспертиза пройдена») — так же, как у подписывающих.