Реестр должников

Для чего этот раздел

Мы платим поставщику по счёту, а он потом должен принести закрывающие документы:

• СФ — счёт-фактуру (нужна всегда);
• АВР — акт выполненных работ (если это услуга);
• Накладную (если это товар).

Если поставщик что-то не принёс, бухгалтер в 1С пишет об этом в комментарии к документу «Поступление ТМЗ и услуг», например «АВР ЖОК» или «НАК ЖОК». Реестр должников собирает все такие документы в одну таблицу и показывает, кто и что ещё не сдал.

Где найти

В левом меню: Реестр → Реестр должников.

Пункт виден всем сотрудникам, но каждый видит своё:

• обычный сотрудник — только долги, о которых ему приходят уведомления: он ответственный за долг или получает уведомления по проекту этого долга. Над таблицей так и написано;
• кому дали право «Реестр должников: видеть все документы» (Настройки → Должности) — все документы. У них есть галочка «Только мои» — оставляет только свои долги;
• кому дали право «Реестр должников» — может ещё и менять: кнопка «Обновить из 1С», привязка ЭДО, смена ответственного. Без этого права карточка открывается только для просмотра.

Как это работает

1. Сотрудник создаёт ЭДО со счётом на оплату поставщику.
2. ЭДО согласовывают, поставщику платят. Счёт из ЭДО можно сразу создать в 1С кнопкой «Отправить счёт в 1С» в карточке платежа (см. статью «Счёт в 1С из платежа») — тогда связь будет точной.
3. Бухгалтер заносит в 1С «Поступление ТМЗ и услуг» и в комментарии пишет, чего не хватает.
4. Каждый час система сама забирает из 1С документы за последние два месяца, а ночью — все документы с начала года.
5. Система находит ЭДО, проект и ответственного за долг (как — ниже).
6. Как только появился новый долг, ответственный и получатели по проекту сразу получают уведомление — в OKS, пушем на телефон и письмом на рабочую почту. Потом, пока документы не сданы, два раза в день — с 9 до 10 и с 16 до 17 — приходит напоминание «Принесите закрывающие документы».
7. Когда бухгалтер убирает пометку в 1С (документы принесли), запись сама уходит из списка должников.

Кто отвечает за долг

Бухгалтер, который завёл документ в 1С, за долг не отвечает — он только вносит данные. Отвечает тот, кто заказал или принял товар. Система ищет его по порядку и берёт первого найденного:

1. Инициатор ЭДО со счётом на оплату — он запросил оплату, это его закупка.
2. Сотрудник, получивший товар по доверенности — если физлицо из доверенности привязано к сотруднику (Настройки → 1С → Физлица 1С).
3. Если никого не нашли — долг всё равно видят получатели уведомлений по проекту.

Проект долга берётся из ЭДО, а если ЭДО нет — по складу, на который оприходован товар (Настройки → 1С → Склады 1С).

Получатели уведомлений по проекту — это, например, руководство проекта. Их указывают в карточке проекта: Проекты → редактировать проект → «Уведомления о долгах». Они получают уведомления обо всех долгах проекта вместе с ответственным.

Ответственного можно сменить вручную в карточке документа (см. ниже).

Правило для бухгалтеров

Чтобы система сама находила, чей это долг:

• оформляйте доверенность на основании счёта на оплату, а поступление — на основании доверенности (или прямо на основании счёта);
• если счёт уже создан из ЭДО (в комментарии счёта в 1С есть «OASIS: ЭДО №…»), не заводите его второй раз — используйте этот счёт;
• указывайте в поступлении правильный склад — по нему определяется проект.

Как пользоваться

Смотрим список

Сверху — самые свежие документы, внизу — самые старые.

В таблице для каждого документа видно (самое важное — слева):

• Контрагент — поставщик, над ним мелко — номер документа в нашей системе (например, №0000123) и БИН поставщика;
• Сумма документа;
• Дата документа и сколько дней он уже «висит» (больше недели — жёлтым, больше месяца — красным);
• СФ, АВР, НАК — галочка ✓ значит «сдали», крестик ✗ — «не сдали», черта — «этот документ здесь не нужен» (например, накладная для услуги);
• Проект и ответственный — к какому проекту относится долг и кто за него отвечает. «Нет ответственного» жёлтым — никого не нашли, уведомления получат только получатели по проекту;
• ЭДО и инициатор — с каким ЭДО связан документ и кто его создал;
• Счёт на оплату — номер счёта из 1С;
• Склад — на какой склад пришёл товар по 1С;
• Тип — товар, услуга или и то, и другое;
• Комментарий — комментарий бухгалтера из 1С (в самом конце таблицы).

На маленьком экране таблица не сжимается: справа часть колонок уходит за край — листайте таблицу вбок. Колонка с поставщиком при этом остаётся на месте слева, чтобы было видно, чей это документ.

Строки, подсвеченные жёлтым, — документы без ЭДО: система не нашла счёт в ЭДО.

Фильтры

Выбранные фильтры запоминаются: если открыть карточку документа или уйти в другой раздел, а потом вернуться в реестр, фильтры останутся такими же. Чтобы сбросить фильтр, очистите его вручную (например, крестиком в поле).

• Должники / Закрытые / Все документы — по умолчанию показаны только должники.
• Связь с ЭДО — выберите «Без ЭДО», чтобы увидеть документы, для которых счёт не нашёлся.
• База 1С и Инициатор — чтобы сузить список.
• Тип — товар, услуга или «товар и услуга», чтобы оставить только такие документы.
• Контрагент — выберите поставщика из списка. Можно начать печатать название или БИН, список сам отфильтруется. Крестик в поле сбрасывает выбор.
• Склад — склад 1С, на который оприходован товар.
• Корзина — группа проектов (корзины настраиваются в разделе «Контрагенты → Корзины»).
• Проект — только долги этого проекта.
• Ответственный — только долги этого сотрудника. Пункт «Без ответственного» покажет долги, по которым ответственного найти не удалось.
• Сумма от … до … — покажет только документы с суммой в этих пределах. Можно заполнить только одно поле: например, «от 1000000», чтобы увидеть крупные долги.
• Дата с … по … — покажет только документы за этот период. Можно заполнить только одну дату: например, только «с», чтобы увидеть всё начиная с этого дня.
• Поиск — по названию поставщика, БИН, номеру документа или счёта.

Хитмап — в какие дни висят долги

Кнопка «Хитмап» над таблицей открывает справа три календаря: текущий год и два прошлых. Каждая клеточка — день, когда бухгалтер оформил поступление:

• красная — в этот день есть документы-должники; чем темнее, тем их больше;
• зелёная — документы этого дня все закрыты;
• серая — документов нет.

Наведите на клетку — увидите количество, сумму и поставщиков. Нажмите на клетку — таблица покажет документы только за этот день (в фильтре «Дата с … по …» встанет этот день). Хитмап учитывает все выбранные фильтры: например, выберите поставщика — и увидите только его.

Скачиваем в Excel

Над таблицей, рядом с количеством и суммой, есть кнопка «Скачать». Она скачивает Excel-файл со всеми документами, которые сейчас видны по вашим фильтрам (не только с текущей страницы). Внизу файла — итоговая сумма.

Например: выберите контрагента и период за месяц, нажмите «Скачать» — получите список долгов этого поставщика за месяц, который можно отправить ему или руководителю.

Кнопка «Обновить из 1С» (видна только с правом «Реестр должников») забирает свежие данные за последние два месяца сразу, не дожидаясь следующего часа. Более старые документы обновляются ночью.

Открываем документ

Название поставщика в таблице пишется полностью, без обрезки.

Нажмите на строку — откроется карточка документа. Под номером документа мелким шрифтом указаны его номер в нашей системе (ID) и код документа в 1С — их удобно назвать бухгалтеру или в техподдержку. В карточке:

• все данные из 1С и комментарий бухгалтера;
• справа — блоки «Договор» и «Склад»: название, код в 1С и все заполненные данные из 1С (номер и дата договора, вид договора, тип склада и т.п.). Если в 1С договор или склад у документа не указан, в блоке так и написано;
• связанное ЭДО (по ссылке можно перейти в него) и его инициатор;
• справа вверху — блок «Ответственный за долг»: проект, ответственный и почему именно он («инициатор ЭДО со счётом», «получил товар по доверенности» или «назначен вручную»), а внизу — кто получает уведомления по проекту. В поле «Назначить другого» можно выбрать другого сотрудника — система больше не будет менять его сама. Ссылка «Вернуть автоматический выбор» снова включает автоматический поиск;
• справа — доверенность, по которой принимали товар или услугу: номер и дата, кому выдана, до какого числа действует (если срок прошёл — красным «истекла»). Доверенность, на основании которой бухгалтер оформил поступление, помечена «Основание поступления». Если в 1С доверенности нет, там будет написано об этом.

Если ЭДО не нашлось, в карточке появится блок «Возможно, это:» — список согласованных ЭДО этого же поставщика. Рядом подсказка: «Совпадает номер счёта», «Совпадает сумма» или «Тот же контрагент». Найдите нужное и нажмите «Привязать» — теперь инициатор станет ответственным и будет получать напоминания.

Если ЭДО привязано неправильно — нажмите «Отвязать». Кнопка «Искать автоматически» возвращает автоматический поиск.

Настройки для администратора (Настройки → 1С)

• Справочники 1С — что скопировано из 1С (склады, физлица, номенклатура, единицы измерения), сколько записей и когда обновлялось. Обновляется само каждую ночь; кнопка «Обновить из 1С сейчас» — если нужно срочно (например, бухгалтер завёл новый склад).
• Склады 1С — напротив каждого склада выберите проект. Галочка «Только без проекта» показывает склады, которые ещё не привязаны. Выбор сохраняется сразу, и все долги этого склада тут же получают выбранный проект (кроме тех, где проект уже взят из ЭДО).
• Физлица 1С — напротив физлица выберите сотрудника. Сотрудники, у которых в профиле указан тот же ИИН, привязываются сами (рядом пометка «по ИИН»). Одного и того же человека достаточно привязать один раз — привязка ставится во всех базах 1С.
• В обоих списках можно выбрать базу 1С (поле «Все базы 1С» рядом с поиском) — тогда останутся только склады или физлица из этой базы.

Частые вопросы

Поставщик принёс документы, а он всё ещё в списке. Попросите бухгалтера убрать пометку («АВР ЖОК» и т.п.) из комментария в 1С. После ближайшего обновления (раз в час или по кнопке «Обновить из 1С») запись уйдёт в «Закрытые».

Почему у документа нет ЭДО? Скорее всего, в 1С у поступления не указан счёт на оплату, или номер счёта в 1С отличается от номера в ЭДО. Откройте документ и выберите ЭДО в блоке «Возможно, это».

Мне пришло напоминание, а я не знаю, о чём оно. В тексте напоминания указаны поставщик, сумма и чего не хватает. Нажмите на уведомление (в том числе на пуш в телефоне) — откроется страница поступления из 1С, по которому нет документов. Если долгов несколько — откроется самое старое из них. В письме на почте под каждым долгом есть своя ссылка на его поступление, а кнопка «Открыть поступление» ведёт на самое старое. Все свои долги разом можно посмотреть в реестре с галочкой «Только мои».

Письмо не пришло на почту. Письма уходят только на рабочие адреса @oks.group и @oksd.kz. Проверьте, какая почта указана в вашем профиле. Пуш на телефон приходит, только если вы входили в мобильное приложение OKS.

Я открыл реестр, а там пусто / мало документов. Без права «видеть все документы» в реестре только ваши долги — те, о которых вам приходят уведомления. Если нужен весь реестр, попросите администратора дать право в Настройки → Должности.

В карточке нет кнопок «Привязать» и «Назначить другого». Менять ЭДО и ответственного может только тот, у кого есть право «Реестр должников». Попросите его или администратора.

Почему уведомление пришло мне, а не тому, кто получал товар? Вы либо инициатор ЭДО с этим счётом, либо указаны в карточке проекта как получатель уведомлений о долгах. Если ответственный определён неверно, смените его в карточке документа.

У долга «Проект не определён». У документа нет ЭДО, а склад из 1С не привязан к проекту. Попросите администратора привязать склад в Настройки → 1С → Склады 1С.

В скачанном файле не те документы. Файл повторяет фильтры на экране. Проверьте, что выбраны нужные статус, контрагент и период, и скачайте ещё раз.

Документ старше двух месяцев: бухгалтер убрал пометку, а он всё ещё в должниках. Старые документы обновляются раз в сутки, ночью. Утром запись уйдёт в «Закрытые».

Как часто приходят напоминания? О новом долге — сразу (в течение часа после того, как бухгалтер оформил поступление). Потом два раза в день: утром (9–10) и после обеда (16–17), пока документы не сданы.